Bestyrelsesmøde 07.01.2020

Dagsorden
1) Valg af ny kasserer
2) Overførsel af midler til “fondskonto” (Johnny) og overførsel af “fondskonto”
3) Ny lejer – Yoga (www.bodyguru.dk)
4) Udlån af dojang 2 til personlig træning
5) Udlån af dojang 1 til filmaften
6) Økonomi til fitnesslokale
7) Afholdelse af Træner 1A-kursus in house – og afholdelse af Træner 1B (6./11.-2021)
8) Elektroniske kampveste. Ansøgning modtaget fra kampholdet. Tillæg: Tilbud på kampveste fra BudoX
9) Evaluering af nytårskuren
10) Æresmedlemsskab
11) Indstilling til Dangraduering vs. fastholdelse af ældre + tiltrække andet end 20-årige gymnaster

Tilstede:
Jann Mossgård
Preben Schjødt
Frida Schjødt (føl)
Charlotte Sikora Degn
Rasmus Holm
Metin Aydin (referent)
Kristine Friis
Ingrid Falkentoft Andersen

Referat:

1) Valg af ny kasserer
Kristine Friis blev valgt til posten.
Arbejdsopgaver:
– NemID
– Koder til Foreningsportalen
– Indberetning til CFR (Senest 31./1.), (Kristine+Metin)
– Indberetning af aktivitetsregnskab (Kristine)
– Indberetning af regnskab til kommunen (Kristine)
– Holde styr på Fritidspas (Metin)
– Holde styr på fakturering (Dele-affaldscontainer, andet?) (Kristine)
– Betale regninger / overføre for udlæg (Kristine)
– Tilmelding til teknikstævner (Rasmus)
– Tilmelding til kampstævner (Jane)
– Tilmelding til kurser (Charlotte)
– Bestilling af licenser+CV (Charlotte)
– Udfærdige årsregnskab (Kristine)
– Udfærdige årsbudget (Kristine+Metin)
– Kristine skal have login til MentoClub

2) Overførsel af midler til “fondskonto” (Johnny) og overførsel af “fondskonto” til bestyrelsen.
Det blev besluttet at overføre midler fra driftskontoen til “fondskontoen” op til det nødvendige beløb, for at kunne opfylde vores økonomiske forpligtelse til Lys1 anlægsøkonomien.
Det blev endvidere besluttet at “fondskontoen” fremover administreres af den samlede bestyrelse, evt. ved formand og kasserer i forening.
En enstemmig bestyrelse var for et lejemål i Lys1 – dette kommunikeres til Fonden Lyseng Idrætscenter inden fondsrådsmødet i februar.
3) Ny lejer – Yoga (www.bodyguru.dk)
Det besluttedes, at lade januar måned være huslejefri, således vi kan støtte Sanne med at få hendes initiativ op i omdrejninger. I februar og marts er huslejen ½ for hende.
Med hende i hus er lokalerne “fyldt op”. Der er kun tider tilbage fredag, lørdag og søndag.
4) Udlån af dojang 2 til personlig træning
Det besluttedes, at give et hold mulighed for at benytte dojang 2 til personlig træning vederlagsfrit. Vi har en sandsæk til overs som kan hænges op og de medbringer selv handsker og andet grej. Dette hold er ikke i konkurrence med andre tilbud i huset. Vi giver tilladelsen for 6 måneder af gangen – dette med henblik på, at kunne sikre plads i huset hvis der pludselig står en situation hvor vi kan få en potentiel lejer indenfor i samme tidsrum.

5) Udlån af dojang 1 til filmaften
Lene Tulstrup vil gerne låne dojang 1 til filmaften for en 7. klasse. Dette imødekommes.
6) Økonomi til fitnesslokale
Gulvkamp og bokserne er interesserede i styrketræningsrum, såvel er en mindre andel taekwondoudøvere. Bestyrelsen bevilliger 4000,- til indretning med en forventning om, at de andre klubber lægger et tilsvarende beløb.
Preben finder priser på udstyr og Ingrid søger yderligere fondsmidler for at nå i mål med initiativet.
Nana vil sælge sine træningsmåtter, bestyrelsen er indstillet på at købe, endvidere rettes henvendelse til skanderborg taekwondoklub der måske har gamle måtter til salg.
7) Afholdelse af Træner 1A-kursus in house – og afholdelse af Træner 1B (6./11.-2021)
Det blev besluttet at vi skal sende flest mulige på instruktørkurser. Det er dem der skal løfte træningerne, og dem kan der ikke blive for mange af.
Vi har også mulighed for, at afholde instruktørkurser i eget hus hvis der er mange nok – vi skal være OBS på kandidater.
Endvidere byder vi ind på at afholde Træner 1B 06.11.2021.
8) Elektroniske kampveste. Ansøgning modtaget fra kampholdet. Tillæg: Tilbud på kampveste fra BudoX
Bestyrelsen vil arbejde for at rejse penge til at købe elektroniske kampveste – dette ved at søge fondsmidler.
Der var enighed om, at vi skal benytte os af muligheden for at lave fælles klubarrangementer ud af stævner, således det i højere grad kan blive en del af klubkulturen.
9) Evaluering af nytårskuren
Der er roser fra alle sider til nytårskuren, alle var glade, også kæmperne som fik nogen på snotten! Det var hyggeligt, godt at mødes på tværs af klubber, og det var et tilnærmelsesvist gratis arrangement i penge.
Det er noget vi kan gøre igen, evt. et arrangement ved sæsonstart som et stunt der kan skaffe medlemmer, evt. et åbent arrangement for udefrakommende.
10) Æresmedlemsskab
Der vil blive uddelt et æresmedlemsskab i forbindelse med generalforsamlingen, Metin tjekker op på tidligere referater.
11) Indstilling til Dangraduering vs. fastholdelse af ældre + tiltrække andet end 20-årige gymnaster
Det besluttedes at lave et internt bestyrelsesudvalg der skal drøfte hvordan vi ser muligheden for handicap og senior dan-gradueringer. Arbejdspapiret vendes i bestyrelsen.
Der er enighed om, at det er sabumnimgruppens kompetence at indstille til dan gradueringer. Jann, Metin og Rasmus deltager.

Bestyrelsesmøde 3. december 2019

Tilstede:
Jann Mossgård
Preben Schjødt
Frida Schjødt (fraværende)
Rasmus Holm
Ingrid Falkentoft Andersen
Charlotte Sikora Degn

Dagsorden:
1) Børnehold: skal farvede monbælter stå foran eller bag hvidbælter?
Farvede MON bælter placeres mellem 10. kup og hvidbælter. MON bælter kan jf. DTaF’s TU konverteres helt op til 8. kup – men effektueres først ved overgangen til det nye bælte.

2) LYS1 – økonomi v. Metin
Huslejeniveauet i LYS1 vil være 1000 kr./m2 x 500 m2 / p.a. i alt 500.000 inkl. moms og drift (rengøring, halinspektør, snerydning etc.), heri modregnes et kommunalt lokaletilskud på kr. 137.000 (oplyst af Toke Wendelboe Stobberup / Sport og Fritid) så nettohuslejen bliver på 363.000 p.a.
Fonden Lyseng Idrætscenter har bedt om en skriftlig tilkendegivelse fra os, samt kopi af seneste regnskab + kommende års budget. Det blev besluttet, at vi har det stærkeste mandat ved at tage det til afstemning blandt medlemmerne på generalforsamlingen i marts.

3) Judo v. Metin
Vi kan øge vores totaløkonomi ved at etablere et judo og/eller brydehold. Enten derved, at vi selv søsætter hold i eget klubregi eller anmoder andre klubber om at oprette satellitter hos os. Det har været relativt enkelt at etablere boksning og brasiliansk jiujitsu hos os – og det har betydet noget positivt for vores økonomi og muligheder for træning.
Det blev besluttet at Metin tager kontakt til forskellige klubber for at undersøge muligheder for samarbejde.

4) Ændret indretning af køkkenet (henvendelse fra gulvkamp)
Det blev besluttet at indrette køkkenet til styrketræning og flytte møderum ned i udstyrsrummet i den anden ende af bygningen.

5) Klubstævne v. Metin
Det blev besluttet at udsætte til senere

6) Hovedforening Kampsport v. Metin
På vej mod LYS1 er det formålstjenligt at vi opretter en endnu stærkere organisation, hvor alle kampsportsforeningerne deltager. Det udvikler fællesskabet og gør det muligt at sigte mod den samme vision. Metin kontakter foreningerne.

7) Hjælpetrænere v. Metin
Det blev besluttet at belønne hjælpetrænere med en tivolitur. Preben er tovholder / oppasser.

8) Forplejning ved bestyrelsesmøder
Det blev besluttet at der skal være forplejning ved vores møder da vi ikke altid når hjem til et måltid inden vi skal videre til møde.

9) Nytårskur d.3.1.20. v. Preben
Preben laver en agenda til kommentering i bestyrelsen.
GM Choi åbner året, Metin inviterer.

10) Evt.
Ny hjemmeside er i luften. Kritik/fejlrettelser modtages.
”Dillergate” afværget for nu – det bliver nævnt på holdene at døren til omklædningsrum skal holdes lukket så ingen behøver at se noget de ikke vil.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde 25.11.2019

Referat
Skype-bestyrelsesmøde 25.11.2019
 
Deltagere:
Metin (referent)
Charlotte
Preben
Rasmus (afbud, stemme afgivet forud for møde)
Ingrid (afbud, stemme afgivet forud for møde)
Jann (afbud, sætter sin lid til den øvrige bestyrelse)
 
Referat:
1. Sommerlejr 21, 22, 23 og 24
Det blev besluttet at afholde sommerlejr i 2021, 2022 og 2024 (med fire stemmer for 3 sommerlejre og én for 2).
2. Evt.
Intet.

Bestyrelsesmøde i Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do 05.11.2019

Tilstede:
Metin Aydin
Charlotte Sikora Degn
Ingrid Falkentoft Andersen
Preben Schjødt
Rasmus Holm
Frida Schjødt (føl)
Afbud:
Jann Mossgård
Dagsorden:
1. Ekstra rengøring
2. Satellitter
3. Tid mellem træninger
4. Nytårskur
5. Ny hjemmeside
6. Orientering om tilbagebetaling af CV + DTaF licens
7. Fastholdelse
8. Pulje til motion & fællesskab
9. Evt.

Referat:
1. Ekstra rengøring
Der er kva de mange mennesker ekstra beskidt i dojang 1. Vi vil forsøge med mere rengøring af sal 1 yderligere én gang ugentligt.
2. Satellitter
Vi har besøgt forstæderne Beder og Malling, og i næste uge kommer turen til Mårslet og om 3 uger Tranbjerg. De første to stop medførte en deltagelse af respektivt 13 og 16 elever, det kan udbygges. Vi vurderer om der er mulighed for at etablere os – efter at vi har undersøgt hvilke instruktører som evt. kan stå for holdene. Metin tager en snak med Tore.
3. Tid mellem træninger
Der er tit trængsel i døren. Vi opfordrer instruktørerne til, at alle skal gennes ud rettidigt så næste hold kan komme til. Hvis ikke det virker har vi en ny situation.
4. Nytårskur
Vi afholder 3. januar et fyraftensmøde / nytårskur med “underholdning” i form af oplæg / afhandlinger, tips og tricks samt kaffe og kage m.v. Preben er tovholder.
5. Ny hjemmeside
Det skal undersøges om hjemmesiden kan få et nyt skin. Metin undersøger.
6. Orientering om tilbagebetaling af CV + DTaF licens
Metin sender en besked ud til klubbens medlemmer én gang til og anmoder om kontonummer så vi kan refundere det for meget betalte.
7. Fastholdelse
Metin rundsender hæfte fra DIF til læsning – skal vi have en trivselskoordinator. Det handler om fastholdelse, alle bedes gennemgå materialet og forholde sig til det,
8. Pulje til motion & fællesskab
Metin har holdt møde med Aarhus Kommune om en ansøgning. Der er muligvis penge at hente.
9. Evt.
Preben og Rasmus har været i Fit4Fight og se på klubtøj. Der var desværre kun et beskedent udvalg. Metin foreslår at udvalget besøger BudoXperten og Sportmaster.
Det skal indskærpes overfor for husets brugere at ventilationen skal bruges før vi fyrer for gråspurvene. Det er dyrt og det er miljømæssigt ej OK.

Bestyrelsesmøde i Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do 01.10.2019

Tilstede:
Jann Mosgaard
Ingrid Falkentoft Andersen
Metin Aydin
Preben Schjødt
Charlotte Sikora Degn
Rasmus Holm
Frida Schjødt (føl)

Dagsorden:
1) Valg af ordstyrer og referent
2) Godkendelse af seneste referat
3) 100 flere medlemmer
4) DGI kampagne
5) Instruktørkurser
6) Velkomstpakke til instruktører
7) Møde med Jan Jørgensen udsættes
8) Ungdomsmiljø om fredagen
9) Frivillig-fest
10) Kasserer
11) Børne attester
12) Evt.

Referat:

Dagsorden:
1) Valg af ordstyrer og referent
Metin blev valgt.
2) Godkendelse af seneste referat
Seneste referat blev godkendt.
3) 100 flere medlemmer
Metin fremlagde målsætning om yderligere 100 medlemmer i klubben via to indsatser:
Markedsføring
– Via Facebook, sættes i system med Helle Raskgaard som tovholder
– Lokalisering af en husfotograf (stillbilleder og film), hvem? Metin prikker.
– Løbende opsætning af flyers (blev nedstemt)
Nye hold (som satellitter til moderklubben)
– Lokalisering af gamle udøvere (udvikling af ildsjæle)
– “Genoptræning”
– Optag på instruktørkurser
Beslutning vedr. lokalisering af gamle udøvere:
Metin laver udkast til FB til kommentering i bestyrelsen.
Kim (voksen øvet) og Nikolaj (voksen begynder) kan måske medvirke til at udvikle strategier / brainstom etc. Plan søsættes efter bestyrelsens accept.
4) DGI kampagne
Charlotte orienterede om den aktuelle seniorkampagne med hverve-chokolade til nye medlemmer (tag-en-ven-med træning).
5) Instruktørkurser
Metin kontakter Tore vedr. intern instruktøruddannelse.
6) Velkomstpakke til instruktører
Sættes på standby indtil videre, idéen skal videreudvikles.
7) Møde med Jan Jørgensen udsættes
Ny dato findes, Metin kontakter.
8) Ungdomsmiljø om fredagen
Der er spontant opstået et ungdomsmiljø visse fredage hvor de unge selv låser sig ind, kæmper lidt, spiller hockey og spiser sammen. Bestyrelsen bifalder dette og vil gerne understøtte. Må ikke være ekskluderende og de unge skal selv styre det. Spilleregler: Nul alkohol, ryd op efter festivitas, kun klubmedlemmer.
Ved behov kan Metin kontaktes som en voksen livline hvis der er noget der brænder sammen. BJJ folket kan også bistå hvis der eks. dukker nogen op som ikke skal være der.
9) Frivillig-fest
11./10. sidste tilmeldinger skal ind nu – Preben er tovholder og henter/bringer maden frem. Der er behov for at stille borde og stole frem. Metin og Ingrid hjælper. Festudvalg?
10) Kasserer
Der skal findes en kasserer blandt klubbens voksne – vi skal lede blandt medlemmerne på voksen-øvet og voksen-begynder.
11) Børne attester
Metin kontakter Tore for at få status.
12) Evt.
Intet.

Bestyrelsesmøde i Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do

10.09.2019

Tilstede:
Ingrid F. Andersen
Preben Schjødt
Frida Schjødt (føl)
Rasmus Holm
Jann Mosgaard
Metin Aydin

Afbud:
Charlotte Sikora Degn

Dagsorden:

1) Valg af referent og ordstyrer
2) Godkendelse af sidste referat
3) Medlemskab af DGI
4) Kan bestyrelsesmøder fremover ligge 1.tirsdag i måneden?
5) Møde med Jan Jørgensen
6) Status rengøring (er der fulgt op ift sidst – er der mere der mangler)
7) Frivilligfest/belønning af frivillig indsats for sommerlejren (Dato er fastsat og begivenhed oprettet på Facebook. Er der noget bestyrelsen skal tage stilling til/gøre, eller er der styr på det?)
8) Satellitklub (fra sidste møde) – er det noget der skal arbejdes på nu?
9) Leje af dojangen i forbindelse med konfirmation d.15.5.2021 (Helle R)
10) InHouse-møder for at finde fælles fodslag med deltagelse fra de andre stilarters bestyrelser
11) Klubtøj
12) Kommunikation på messenger vs mail
13) Evt.

Referat:

1) Valg af referent og ordstyrer
Metin blev valgt.
2) Godkendelse af sidste referat
Referatet blev godkendt.
3) Medlemskab af DGI
Det blev besluttet at melde klubben ind i DGI – det koster kun 7 kr. /medlem = under 1000,- p.a. ved 130 medlemmer og der er en del fordele ved at melde sig ind, herunder backup på fundraising, jura, kurser m.v.
Metin tager aktion.
4) Kan bestyrelsesmøder fremover ligge 1.tirsdag i måneden?
Det blev besluttet at bestyrelsesmøderne fremover ligger den 1. tirsdag i måneden kl.17:30-19:00.
5) Møde med Jan Jørgensen
Det blev besluttet at inviterer Jan Jørgensen til en demo af mulighederne i DTaF portalen (især mhb. på licenser) kl. 17:00 en halv time før næste  bestyrelsesmøde.
Metin tager aktion.
6) Status rengøring (er der fulgt op ift sidst – er der mere der mangler)
Dojang 1 er ”altid” meget beskidt – og det handler især, men ikke udelukkende, om flere brugere.
Metin indskærper over for bokserne at der skal skiftes sko inden man går ind i salen.
7) Frivilligfest/belønning af frivillig indsats for sommerlejren
Datoen flyttes, afhænger især af mulighed for catering. Preben følger op nu.
8) Satellitklub (fra sidste møde) – er det noget der skal arbejdes på nu?
Der er pt. én mulig træner som indenfor en periode vil kunne træde til. Ingrid er indstillet på at give et nap med, såvel er andre, også fra andre klubber. Vi har ikke noget hastværk.
Projektet er på simrestadiet, og får lov til at være der pt.
9) Leje af dojangen i forbindelse med konfirmation d.15.5.2021 (Helle R.)
Vi har tidligere besluttet at styre uden om ulige uger med konfirmationer grundet familieholdets sårbarhed (kun 2 træninger / mdr.).
Bestyrelsen dog indstillet på, at imødekomme ønsket om konfirmation i klubben i sal 1 såfremt sal 2 kan fungere upåvirket heraf. De hold som p.t. træner i weekenden er Jeonsa team, familiehold, gråbælter og boksere. Vi finder løsninger for de hold som rammes så konfirmationsarrangementet kan afvikles uden problemer.
Prisen er kr. 2.000 og går til wcpapir, varmt vand, papirhåndklæder, og leje af stole og borde.
10) InHouse-møder for at finde fælles fodslag med deltagelse fra de andre stilarters bestyrelser
Det blev besluttet, at vi inviterer de andre klubber til 2 årlige hus-møder for at finde fælles fodslag og løsninger på udfordringer.
Preben er tovholder.
11) Klubtøj
Vi mangler noget lækkert klubtøj som markerer os som gruppe i lokalområdet til stævner m.v.
Bokseklubben er muligvis indstillet på at lave noget fælles. Det blev besluttet at Metin undersøger mulighederne hos leverandører og at det tages op på næste møde.
12) Kommunikation på messenger vs mail
Det blev besluttet at vi fremover indkalder til bestyrelsesmøder via Messenger – og tilstræber at øvrige kommunikation tillige flyder ad denne kanal.
13) Evt.
Fordeling af overskud efter SL19 er nu endeligt på plads. Aarhus Syd beholder ca. 51% af hele overskuddet og Aarhus samt Risskov deler de resterende ca. 49%. Dette på baggrund af klubbernes relative indsats på SL19.
Preben har et økonomisk udestående efter SL19 – han sender mail til Metin som ekspederer til kasserer efter påtegning.
Metin indkøber farvelaserprinter til ca. 1300,- til brug for udprintning af fotos til tavlen.
En del af overskuddet fra SL19 overføres til de båndlagte lokale-midler.

Bestyrelsesmøde i Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do

Dato:
06.08.2019

Deltagere:
Metin Aydin
Charlotte Sikora Degn
Rasmus Holm
Ingrid F. Andersen
Preben Schjødt

Afbud:
Jann Mosgaard

Dagsorden:
1. Valg af referent og ordstyrer
2. Godkendelse af sidste referat
3. Rengøring i klubben
4. Lån af dojang til konfirmation 25.04.2021
5. Opkrævning af husleje fra vores lejere
6. Kontrol af restanter – kontrol af licenser
7. Debriefing Sommerlejr
8. Satellitklub
9. Eksklussioner generelt / principielt
10. Kragelundskolens brug af vores lokaler
11. Evt.

Referat:
1. Valg af referent og ordstyrer
Metin blev valgt.

2. Godkendelse af sidste referat
Godkendt.

3. Rengøring i klubben
Der er lidt forvirring omkring hvordan rengøringsholdet sammensættes, Metin kontakter alle og prøver at finde en model.

4. Lån af dojang til konfirmation 25.04.2021
Dojangen er reserveret til Metin denne dag.

5. Opkrævning af husleje fra vores lejere
Der er ikke blevet opkrævet husleje fra vores lejere de seneste måneder – det er der nu rettet op på. Metin mangler blot at få fat i Kragelundskolen og få styr på dette.

6. Kontrol af restanter – kontrol af licenser
Metin har gennemgået medlemmerne, og de eneste der nu er i restance er ganske få med fritidspas, det får vi styr på når folk starter efter sommerferien.
Charlotte bestiller licenser når der kommer nye medlemmer til.
Vi inviterer Jan Jørgensen til at gennemgå mulighederne i forbundets portal ved møde i klubben (Metin).

7. Debriefing Sommerlejr
Vi har ved spørgeskema fået rigtig god respons på sommerlejren fra deltagerne, og det blev udtrykt (af deltagere) at det var den bedste lejr i mange år. Vi har vundet stor respekt i taekwondomiljøet, og mange har været bekendt med vores udfordringer på lejren og er imponerede over, at vi de fakto har løst en sommerlejr på under en måned.
Overskuddet er endnu ikke gjort op men det tegner godt. Vi fordeler overskuddet efter indsats og Aarhus Syd stod for ca. halvdelen af de frivillige og mandtimer, ergo ca. halvdelen af overskuddet.
Det besluttedes at bruge en del af overskuddet på at købe doboks til de frivillige (også forældre/pårørende som evt, kan forære den til den i familien som træner) + gavekort på 6 måneders gratis træning til evt. nye medlemmer.

8. Satellitklub
Det blev drøftet at etablere en satellitklub. Der var 100% tilslutning herfor – dette alene en holdningstilkendegivelse og ikke en beslutning, den tages evt. senere. Preben havde en bekendt som efter sigende ville være interesseret i at trække et læs. Andre klubber vil være interesserede i at bidrage.

9. Eksklussioner generelt / principielt
Der var enighed om, at bestyrelsen skulle varetage fællesskabets interesser – under hensyntagen til det enkelte medlems rettigheder.
I forhold til om et tidligere ekskluderet medlem, eller et medlem der ville være blevet det hvis ikke denne havde udmeldt sig forinden, kun igen kan komme i klubben hvis denne følger vedtægternes bestemmelser herom:

”Bestyrelsen kan i ekstraordinære tilfælde ekskludere et medlem, som på en særlig grov måde har tilsidesat sine medlemsforpligtelser. Bestyrelsen skal dog forinden have givet det pågældende medlem adgang til at udtale sig. Ved beslutning om eksklusion skal der foreligge en skriftlig begrundelse herfor. Medlemseksklusioner kan altid forlanges forelagt på en generalforsamling som et særligt punkt, hvorunder det pågældende medlem skal have adgang til at udtale sig.”

Et medlem vil således kunne forklare sig ved fremmøde på et bestyrelsesmøde eller på forlangende på en generalforsamling. Alternativt er baggrunden for eksklusionen uændret, uagtet om medlemmet / det tidligere medlem formelt nåede at udmelde sig inden eksklusionen blev effektueret.

10. Kragelundskolens brug af vores lokaler
Kragelundskolen vil også gerne bruge vores lokaler i dette skoleår. De har bedt om huslejenedsættelse til 3.400,- hvilket imødekommes.

11. Evt.
Vi vil invitere ”føl” med ind i bestyrelsen. Frida Schjødt er hermed udnævnt til føl.