Aarhus Syd Taekwondo - en rummelig taekwondo-klub

Bestyrelsesmøde 27.06.2019

Tid og sted: L.A. Rings Vej 54, 8270 Højbjerg
Tilstede:
Charlotte Sikora Degn, indsuppleret for Daniel Filbert
Metin Aydin
Tina Kim Sloth
Preben Schjødt, suppleant

Dagsorden:
1. Valg af referent
2. Godkendelse af seneste referat
3. Økonomi
4. Sommerfest
5. Rosenvangsskolen
6. Licenser
7. Kasserer
8. Evt.

Referat:
1. Valg af referent
Metin blev valgt.

2. Godkendelse af seneste referat
Seneste referat blev godkendt.

3. Økonomi
Vores økonomi er god og sund – MentoClub gør en forskel. Og så har vi pt. ekstra mange penge på kontoen fra Sommerlejrindtægterne.

4. Sommerfest
Afholdes 28.06.2019 – Rasmus & Rasmus er tovholdere.

5. Rosenvangsskolen
Vi er igen i år blevet tilbudt en plads i skolens idræts-arrangement efter sommeferien.
Det er vores vurdering at ressourcer og udbytte ikke står mål med hinanden hvorfor vi takker nej.

6. Licenser
Det er besluttet at bestyrelsesmedlemmer og trænere (som i forvejen er kontingentfri) også skal have betalt DTaF licens og CV kontingent.

7. Kasserer
Martin har besluttet at indtræde som kasserer igen. Både Martin og Metin skal have adgang til kontoen i Danske Bank.

8. Evt.
a) Preben har behov for dialog om udnyttelsen af vores kombinerede kontor og udstyrsrum – Benny blev foreslået som oplagt sparringspartner.
b) Kyusho kan ikke ses at have betalt i MentoClub, det skyldes at de overfører penge udenom systemet (netbank). Vi beder dem sende kvitteringer til Tina.
c) Sommerlejren kører og kommer til at give et pænt overskud. Vi kan altid bruge flere frivillige og deltagere.

Ekstraordinær generalforsamling 27.06.2019

Referat
1. Valg af dirigent
Preben Schjødt blev valgt.
Dirigenten noterede at den ekstraordinære generalforsamling var lovligt varslet og indkaldt, og bad de deltagende om at gøre indsigelser hvis dette ikke var tilfældet.

2. Valg af referent
Metin Aydin blev valgt.

3. Forslag om omdannelse af klubben fra “frivillig forening” til “almindelig forening”
Preben Schjødt redegjorde for forskellen mellem de to typer foreninger, og Metin Aydin supplerede med baggrunden, at vi skal have lønnet rengøringshjælp i klubben, og fordi der således er skatter og AM bidrag der skal afregnes skal vi være en såkaldt almindelig forening.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

4. Evt.
Intet.

Dirigenten takkede for god ro og orden og fremmødet og erklærede generalforsamlingen for afsluttet.

Bestyrelsesmøde 28./5.-19

Referat fra bestyrelsesmøde 28./5.-19.

Tilstede:
Charlotte Sikora Degn
Metin Aydin (referent)
Rasmus Holm
Ingrid F. Andersen
Jann Mosgård
Johnny E. Troelsen (gæst)
Tina Kim Sloth

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
Metin blev valgt

2. Godkendelse af sidste referat
Referatet blev godkendt.

3. Økonomi
Vi har en stabil økonomi, der er overskud på driftskontoen og vi kan betale vores regninger. Dog må vi forvente at skulle betale noget af det kommunale tilskud tilbage.

4. Husleje
Vi har modtaget opkrævning på næste periodes husleje ca. 22 tusinde. Vi opkræver fortsat kun halv husleje fra boksning mens de finder deres ben. Øges efter 3 mdr.

5. Status på bank
Vi har fortsat ikke adgang til banken. Martin har lavet papirarbejdet i forbindelse med overdragelsen af adgangen til hhv. Daniel og Metin, men vi er endnu ikke kommet i hus. Der er blevet bestilt NemID, men vi mangler nøglekort.

6. Status på Danløn (Johnny inviteres)
Vi har med nogen sandsynlighed fået et gebyr på kr. 800 (et antal gange) gr. fejlagtig indberetning til Danløn fordi vi ikke har været i stand til at registrere os på VIRK.dk (fordi vi mangler NemID).
Johnny hjælper bestyrelsen hermed, og vil evt. gerne fortsætte med at stå for aflønning af rengøringen.
Alle de nye rengøringsassistenter skal på lønseddel og forsikres.
Vi skal bruge kontaktinfo og CPR nr. Rasmus skaffer.
Metin taler med Benny om rengøringskursus for de nye medarbejdere d. 29./6. og Rasmus taler med pigerne.

7. Mentoclub status
Vi er i mål med implementeringen, dog er der ”skønhedsfejl” bl.a. ved tilmeldinger (folk meddeler at de ikke kan oprettes / tilmeldes, hvorefter at vi må foretage tilmeldingen manuelt).
Metin kontakter Mentoclub.

8. Kontrol af holdlister
Instruktørerne skal skoles i løbende kontrol af holdlister – bestyrelsen har ikke mulighed for fysisk at se hvem der deltager i træningen og det medfører at der er elever som træner gratis med – ikke nødvendigvis i ond tro evt. blot gr. manglende overblik (mor tror far har betalt og vice versa).

9. Instruktør minikursus
Metin og Daniel laver et minikursus i brug af Mentoclub så alle instruktører er klædt på til kontrol af holdlister, samt at kunne have et overblik over funktionaliteten af systemet.

10. Træningstid til nyt hold
Peter Frandsen vil gerne starte et nyt hold i traditionel taekwondo (Team Jeomsa) hvilket både sabumnim gruppen og bestyrelsen bakker op om. Vi anbefaler en tid enten fredag, lørdag eller søndag til aktiviteten. Baggrunden herfor er, at prime-time tiderne mandag-torsdag skal kunne besættes med hold som genererer direkte indtægt.
Alternativt kan holdet starte i prime-time dagene og må så være indstillet på at skulle flytte tiden fredag, lørdag eller søndag når der evt. dukker et hold op (bjj, boksning, judo eller andet) som skal bruge tiden.

11. Parasport dk
Tina har undersøgt og der er evt. mulighed for at opnå tilskud. Tina undersøger videre, herunder omkostninger.

12. Virksomhedsfremstød
Metin foreslår aktiv rekruttering hos større virksomheder. Ingrid foreslår eventbaserede tilbud.
Metin dyrker og laver et oplæg til bestyrelsen.

13. Hjemmeside
Hjemmesiden er bedaget og trænger til en overhaling. Rasmus har kigget på mulighederne i Mentoclub og de er begrænsede.
Det besluttedes at vi kører videre med den nuværende løsning indtil rette vedkommende findes og sættes i gang med at omgøre den nuværende.

14. Børneattester
Tina har ansvar for at hjemtage børneattester på instruktører og hjælpeinstruktører over 15 år. Hun kontakter Tore for mailinfo på alle instruktører og kontakter dem for at få deres CPR nr. samt info på deres hjælpeinstruktører.

15. OpenAir
Vi inviterer BJJ og boksning i år.

16. Festudvalg
Rasmus Holm og Rasmus Helmig er i festudvalg. Sommerfest afholdes 28./6.

17. Sommerlejr (Update)
Vi mangler få frivillige fra syd.
Programmet er stærkt fremskredet og der er et stort instruktøropbud.
Fordelingsnøglen skal på plads så det ikke bliver til en diskussion efterfølgende.

18. Evt
Billeder: Rasmus er tovholder på billeder til nøglepersonlisten og elevtavlen. Metin tjekker computer/printer. Mødes evt. torsdag denne uge.
Bruseforhæng: Ingrid undersøger muligheder for forhæng i dameomklædning.
Lys1: Politisk behandling efter sommerferien. Projektet er tæt på at kunne realiseres.

Bestyrelsesmøde 30.04.2019

Deltagere:
Rasmus Holm
Preben Schjødt, supl.
Tina Kim Sloth
Daniel Filbert
Jann Mossgaard
Charlotte Sikora Degn
Metin Aydin, ref.
Ingrid Falkentoft Andersen (afbud)

Dagsorden (tilrettet)
1. Valg af ordstyrer og referent
2. Godkendelse af seneste referat
3. Økonomi
4. Husleje
5. MentoClub
6. Licenser
7. Kurser
8. Puslingehold
9. Boksning husleje
10. BJJ Summercamp
11. Konfirmationer
12. Udstyr / køkken / kontor
13. Forårsrengøring
14. Rengøringsfolk
15. Sommerlejr
16. Sommerfest
17. Brochure
18. Para-klub
19. Hjemmeside i MentoClub
20. Instagram

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
Tina blev valgt som ordstyrer og Metin som referent.

2. Godkendelse af seneste referat
Godkendt.

3. Økonomi
Udsættes til næste møde.

4. Husleje
Udsættes til næste møde.

5. MentoClub
– Fritidspas kan (skal) gemmes i systemet (filhåndtering)
– Der er fortsat medlemmer som har betalt som ikke figurerer i systemet
– Vi skal udfase “papir” helt og kun operere digitalt

6. Licenser
Tina har matchet pasnumre og licenser op. Ros til hende herfor.
Tina får fremover opgaven med licenser allround.

7. Kurser
Charlotte har fremover opgaven med kurser allround, herunder at:
– Tilmelde medlemmer til kurser
– Rykke for udstedt kursusbevis som vi kan sende til kommunen for refusion
– Indsende kursusbevis for deltagelse i kursus til kommunen
Der er ca. 5000 i kursuspuljen fra seneste fondansøgning som Ingrid lykkedes med for os.

8. Puslingehold
Metin forelagde “puslingehold” som en mulighed der kunne foregå parallelt med MON træningen i den lille sal. Udfordringen er instruktøren / instruktørerne der ikke hænger på træerne.
Charlotte prikker Ingrid/Henning.

9. Boksning husleje
Det blev vedtaget at boksning kan køre på halv husleje indtil videre og de har et sikkert fundament.

10. BJJ Summercamp
BJJ vil gerne låne vores måtter til deres summercamp (i slutningen af maj). Bestyrelsen bakker op og ønsker som betaling en BJJ instruktion og en kasse sodavand til køleren.

11. Konfirmationer
Vi lejer efter individuelt skøn dojangen ud til konfirmationer o.lign. et begrænset antal gange i løbet af året, forudsat et absolut minimum af træninger berøres. Dojangen kan højest lånes 1 dag (søndag), bordopstilling o.lign. skal foregå efter sidste træning lørdag.
I udgangspunktet lånes dojangen kun ud til konfirmationer o.lign. for de i klubben som gør en særlig indsats (dvs. instruktører, bestyrelsesmedlemmer og andre frivillige).
Vi reklamerer ikke for muligheden.
Vi ønsker ikke andre fester såsom 18 års fødselsdag, polterabend m.v.

12. Udstyr / køkken / kontor
Preben talte dunder mod rodet i køkken-kontor-udstyrsrum: Vi kan gøre det bedre – alt flyder sammen, og det er ikke OK, særligt hvis personfølsomme oplysninger ligger og flyder. Det må ikke ske. Preben kommer med et oplæg til hvordan vi får styr på lokalet/lokalerne til næste bestyrelsesmøde.

13. Forårsrengøring
Det er aftalt at vi laver forårsrengøring 25. maj.

14. Rengøringsfolk
Vi skal hyre et nyt rengøringshold – Rasmus prikker nogle folk. Hvis ikke vi finder nogen ad den vej så spørger vi bredere ud.

15. Sommerlejr
Der er åbent for tilmelding nu. Tina står for koordineret tilmelding. Rasmus er holdleder og “lukker og slukker efter sidste mand” fredag.

16. Sommerfest
Der er aftalt sommerfest for voksne 28. juni. Vi overvejer indtil næste bestyrelsesmøde om der skal åbnes op for de andre klubber også.

17. Brochure
Der er opbakning til at trykke en ny hus-folder (“Calm & Power”). Dog i et mindre oplag, evt. 1000, forudsat den kan reklamefinansieres igen.
Tina foreslår at den kommer længere ud omkring, hvilket er velkomment, eks. ved at lægge et antal i supermarkeder i Viby, på Langenæs m.v.

18. Para-klub
Tina undersøger muligheder og krav for at bliver en parasport.dk klub og redegør ved næste bestyrelsesmøde.

19. Hjemmeside i MentoClub
Rasmus har dyrket hjemmesidemulighederne i MentoClub og de er noget begrænsede. Det er ikke nødvendigvis dårligt.

20. Instagram
Tina går ombord i Instagram og turnerer på de forskellige hold for at få noget i kassen.

Påskeferie i uge 16

Så er der påskeferie i uge 16 – følg med på Facebook for evt. særtræninger

Bestyrelsesmøde 26.03.2019

1. Valg af ordstyrer og referent

2. Arbejdsgiverregistrering

3. Evt.

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
Metin blev valgt.

2. Arbejdsgiverregistrering
Det blev besluttet at lade foreningen registrere som arbejdsgiver så vi kan udbetale løn via Danløn.

3. Evt.
Intet

Bestyrelsesmøde 21./3.-2019

Dagsorden til bestyrelsesmøde torsdag d 21/3 kl 20.30

1. Valg af ordstyrer og referent
2. Godkendelse af sidste referat
3. Økonomi v/ Martin (springes evt. over da det var oppe på generalforsamlingen)
4. MentoClub status, v. Daniel
5. Afleveringsforretning, how-to v. alle
6. Bankadgang
7. Bilag
8. Betalinger
9. Fordeling af kassereropgaver
10. Udarbejdelse af likviditetsbudget v. alle
11. Arbejdsopgaver
12. Intern Fond til støtte ved stævnedeltagelse
13. Forslag til div. udvalg og evt. tovholdere
14. Evt. 

Tilstede:
Jann Mosgaard
Ingrid F. Andersen
Tina Kim Sloth
Daniel Filbert
Metin Aydin
Rasmus Holm
Afbud:
Charlotte Sikora Degn
Preben Schjødt

Referat

1. Valg af ordstyrer og referent
Metin blev valgt.

2. Godkendelse af sidste referat
Referatet blev godkendt.

3. Økonomi v/ Martin (springes evt. over da det var oppe på generalforsamlingen)
Tages op på næste møde.

4. MentoClub status, v. Daniel
Vi er fortsat ”i proces” og alt er endnu ikke på plads i systemet. Der mangler fortsat elever i systemet, og hvorfor de ikke er registreret således de er synlige på tablet’en er vi ikke klar over.
Metin bemærker at der er mange MON børn som fortsat ikke findes på listen. Manuelle bankoverførsler kan være en forklaring – de skal registreres og aktiveres manuelt, ligeså Fritidspas betalinger.
Metin sender mails til Daniel for et tjek.
Der er to niveauer af styring af MentoClub, henholdsvis Admin og Instruktør. Bestyrelsen opgraderes alle til Admin niveau.

Spørgsmål til Martin:
Hvornår godkendes manuelle indbetalinger / Fritidspas i systemet (således medlemmet bliver ”synligt”)?
Hvor tilføjes flere administratorer til godkendelse af nye medlemmer? (Hvem får mails aktuelt)?

5. Afleveringsforretning, how-to v. alle
Kassereropgaverne skal fordeles på flere hænder, både af hensyn til at sikre overlap og kontinuitet og dermed fremtidssikring af klubben, men også for at begrænse arbejdsbyrden for den enkelte og sikre kvalitet i alle arbejdsopgavers udførelse.
Martin var ikke tilstede og afleveringsforretningen kunne ikke gennemføres. Se pkt. 9 for gennemgang af de enkelte opgaver der drøftedes d.d.

6. Bankadgang
Metin og Daniel får direkte adgang (ikke behov for to til at aktivere en transaktion).

7. Bilag
Daniel vil have bilag digitalt. Metin undersøger muligheder for at opbevare bilag digitalt i Dinero.

8. Betalinger
Metin tager sig af regninger sammen med Daniel.

9. Fordeling af kassereropgaver

• Ansøgning af kommunale tilskud, herunder aktivitetsstøtte, lokaletilskud og lederuddannelse. Tilskudsregnskab (Ingrid, Metin, Daniel, Jann). Metin aftaler et møde med Birger Weiling for en gennemgang af ”det der skal til”.
• Registrering af nye medlemmer, udmeldelse af medlemmer (Daniel)
• Bestilling og betaling af licenser, samt CV kontingent (Daniel)
• Fakturering af fremlejere og andre i.e. container, annoncører, sponsorer (Metin)
• Betaling af regninger (Daniel, Metin)
• Udarbejdelse af regnskab, 3 måneders forecast, opdatering af likviditetsbudget (Daniel, Metin). Vi har Dinero som har kørt længe – vi kan formentlig trække data derfra. Kontakt til Martin for info (Metin tager aktion)
• Indkaldelse til bestyrelsesmøder (Tina Kim Sloth), opdatering af MentoClub kalender med alle events. Udfordring at vise hold uden for vores klub (boksning, kyusho, Escrima, BJJ) som lægger beslag på lokaler, da nye medlemmer så kan vælge ”at gå til boksning” i stedet for taekwondo – og det er jo ikke meningen. Det skal undersøges om Events kan gentages ugentligt
• Indkaldelse til generalforsamling (Daniel, Metin)
• Udsendelse af nyhedsbreve (Helle Raskgaard)
• Opdatering (og indledende oprettelse) af MentoClub hjemmeside (Rasmus, Daniel)

10. Udarbejdelse af likviditetsbudget v. alle
Metin kontakter Martin og hører om mulighederne i Dinero ift. udarbejdelse af budget og forecast.

11. Arbejdsopgaver

Her og nu:

• Vedtægterne skal rettes til – Metin påtager sig opgaven. Skal efterfølgende underskrives af bestyrelsen.
• Rasmus påtager sig opgaven med at oprette en billed+navneliste over ansvarsområder + chefinstruktør + bestyrelse i klubben Skal hænges op i på tavlen så alle kan orientere sig om hvem der gør hvad. Skal rumme billede, navn, tlf. nr. og E-mail.
  

Igen-og-igen (nedenstående er forslag, Metin spørger folk):

• Bygningsansvarlig (Henning)
• Grønne områder / udeomsarealer (Johnny)
• Billedtavlen Adobe Bridge + AOM (Rasmus)
• Rengøringsansvarlig, indkøb (Benny)
• Hjemmesideansvarlig (Rasmus, Daniel)
• Udstyrsansvarlig (træningsudstyr) (Preben)
• Fundraising CFO (Ingrid)
• Nyhedsbreve (Helle Raskgaard)
• Snack-køler (Benny)
• Kampansvarlig inkl. tilmelding til stævner (Jane Zhang)
• Teknikansvarlig inkl. tilmelding til stævner (Rasmus Helmig)
• Tilmelding til DTaF kurser (Charlotte Sikora Degn)

Daniel tager laptoppen (som Benny har sponsoreret) med hjem og opdaterer drivere, downloader+installerer Adobe Bridge CC + AOM Outputmodule til at lave contactsheets (til tavlen), som Rasmus har det overordnede ansvar for. Instruktørernes opgave er, at tage billeder af eleven, navngive filen med elevens navn.jpg og sende den til rasmus på E-mail (ikke Messenger eller lignende!!!)

https://forums.adobe.com/thread/1240144

12. Intern Fond til støtte ved stævnedeltagelse

Det blev foreslået at der stævnedeltagere kunne søge midler fra en intern fond som skaffer midler via fondsansøgninger og salg i Snackkøleren (som Benny har sponsoreret).

Det flyttes til næste møde hvor et budget / forecast bør foreligge.

13. Forslag til div. udvalg og evt. tovholdere
Ingen nye udvalg oprettet.

14. Evt. 
Intet