Aarhus Syd Taekwondo - en rummelig taekwondo-klub

Bestyrelsesmøde i Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do

10.09.2019

Tilstede:
Ingrid F. Andersen
Preben Schjødt
Frida Schjødt (føl)
Rasmus Holm
Jann Mosgaard
Metin Aydin

Afbud:
Charlotte Sikora Degn

Dagsorden:

1) Valg af referent og ordstyrer
2) Godkendelse af sidste referat
3) Medlemskab af DGI
4) Kan bestyrelsesmøder fremover ligge 1.tirsdag i måneden?
5) Møde med Jan Jørgensen
6) Status rengøring (er der fulgt op ift sidst – er der mere der mangler)
7) Frivilligfest/belønning af frivillig indsats for sommerlejren (Dato er fastsat og begivenhed oprettet på Facebook. Er der noget bestyrelsen skal tage stilling til/gøre, eller er der styr på det?)
8) Satellitklub (fra sidste møde) – er det noget der skal arbejdes på nu?
9) Leje af dojangen i forbindelse med konfirmation d.15.5.2021 (Helle R)
10) InHouse-møder for at finde fælles fodslag med deltagelse fra de andre stilarters bestyrelser
11) Klubtøj
12) Kommunikation på messenger vs mail
13) Evt.

Referat:

1) Valg af referent og ordstyrer
Metin blev valgt.
2) Godkendelse af sidste referat
Referatet blev godkendt.
3) Medlemskab af DGI
Det blev besluttet at melde klubben ind i DGI – det koster kun 7 kr. /medlem = under 1000,- p.a. ved 130 medlemmer og der er en del fordele ved at melde sig ind, herunder backup på fundraising, jura, kurser m.v.
Metin tager aktion.
4) Kan bestyrelsesmøder fremover ligge 1.tirsdag i måneden?
Det blev besluttet at bestyrelsesmøderne fremover ligger den 1. tirsdag i måneden kl.17:30-19:00.
5) Møde med Jan Jørgensen
Det blev besluttet at inviterer Jan Jørgensen til en demo af mulighederne i DTaF portalen (især mhb. på licenser) kl. 17:00 en halv time før næste  bestyrelsesmøde.
Metin tager aktion.
6) Status rengøring (er der fulgt op ift sidst – er der mere der mangler)
Dojang 1 er ”altid” meget beskidt – og det handler især, men ikke udelukkende, om flere brugere.
Metin indskærper over for bokserne at der skal skiftes sko inden man går ind i salen.
7) Frivilligfest/belønning af frivillig indsats for sommerlejren
Datoen flyttes, afhænger især af mulighed for catering. Preben følger op nu.
8) Satellitklub (fra sidste møde) – er det noget der skal arbejdes på nu?
Der er pt. én mulig træner som indenfor en periode vil kunne træde til. Ingrid er indstillet på at give et nap med, såvel er andre, også fra andre klubber. Vi har ikke noget hastværk.
Projektet er på simrestadiet, og får lov til at være der pt.
9) Leje af dojangen i forbindelse med konfirmation d.15.5.2021 (Helle R.)
Vi har tidligere besluttet at styre uden om ulige uger med konfirmationer grundet familieholdets sårbarhed (kun 2 træninger / mdr.).
Bestyrelsen dog indstillet på, at imødekomme ønsket om konfirmation i klubben i sal 1 såfremt sal 2 kan fungere upåvirket heraf. De hold som p.t. træner i weekenden er Jeonsa team, familiehold, gråbælter og boksere. Vi finder løsninger for de hold som rammes så konfirmationsarrangementet kan afvikles uden problemer.
Prisen er kr. 2.000 og går til wcpapir, varmt vand, papirhåndklæder, og leje af stole og borde.
10) InHouse-møder for at finde fælles fodslag med deltagelse fra de andre stilarters bestyrelser
Det blev besluttet, at vi inviterer de andre klubber til 2 årlige hus-møder for at finde fælles fodslag og løsninger på udfordringer.
Preben er tovholder.
11) Klubtøj
Vi mangler noget lækkert klubtøj som markerer os som gruppe i lokalområdet til stævner m.v.
Bokseklubben er muligvis indstillet på at lave noget fælles. Det blev besluttet at Metin undersøger mulighederne hos leverandører og at det tages op på næste møde.
12) Kommunikation på messenger vs mail
Det blev besluttet at vi fremover indkalder til bestyrelsesmøder via Messenger – og tilstræber at øvrige kommunikation tillige flyder ad denne kanal.
13) Evt.
Fordeling af overskud efter SL19 er nu endeligt på plads. Aarhus Syd beholder ca. 51% af hele overskuddet og Aarhus samt Risskov deler de resterende ca. 49%. Dette på baggrund af klubbernes relative indsats på SL19.
Preben har et økonomisk udestående efter SL19 – han sender mail til Metin som ekspederer til kasserer efter påtegning.
Metin indkøber farvelaserprinter til ca. 1300,- til brug for udprintning af fotos til tavlen.
En del af overskuddet fra SL19 overføres til de båndlagte lokale-midler.

Bestyrelsesmøde i Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do

Dato:
06.08.2019

Deltagere:
Metin Aydin
Charlotte Sikora Degn
Rasmus Holm
Ingrid F. Andersen
Preben Schjødt

Afbud:
Jann Mosgaard

Dagsorden:
1. Valg af referent og ordstyrer
2. Godkendelse af sidste referat
3. Rengøring i klubben
4. Lån af dojang til konfirmation 25.04.2021
5. Opkrævning af husleje fra vores lejere
6. Kontrol af restanter – kontrol af licenser
7. Debriefing Sommerlejr
8. Satellitklub
9. Eksklussioner generelt / principielt
10. Kragelundskolens brug af vores lokaler
11. Evt.

Referat:
1. Valg af referent og ordstyrer
Metin blev valgt.

2. Godkendelse af sidste referat
Godkendt.

3. Rengøring i klubben
Der er lidt forvirring omkring hvordan rengøringsholdet sammensættes, Metin kontakter alle og prøver at finde en model.

4. Lån af dojang til konfirmation 25.04.2021
Dojangen er reserveret til Metin denne dag.

5. Opkrævning af husleje fra vores lejere
Der er ikke blevet opkrævet husleje fra vores lejere de seneste måneder – det er der nu rettet op på. Metin mangler blot at få fat i Kragelundskolen og få styr på dette.

6. Kontrol af restanter – kontrol af licenser
Metin har gennemgået medlemmerne, og de eneste der nu er i restance er ganske få med fritidspas, det får vi styr på når folk starter efter sommerferien.
Charlotte bestiller licenser når der kommer nye medlemmer til.
Vi inviterer Jan Jørgensen til at gennemgå mulighederne i forbundets portal ved møde i klubben (Metin).

7. Debriefing Sommerlejr
Vi har ved spørgeskema fået rigtig god respons på sommerlejren fra deltagerne, og det blev udtrykt (af deltagere) at det var den bedste lejr i mange år. Vi har vundet stor respekt i taekwondomiljøet, og mange har været bekendt med vores udfordringer på lejren og er imponerede over, at vi de fakto har løst en sommerlejr på under en måned.
Overskuddet er endnu ikke gjort op men det tegner godt. Vi fordeler overskuddet efter indsats og Aarhus Syd stod for ca. halvdelen af de frivillige og mandtimer, ergo ca. halvdelen af overskuddet.
Det besluttedes at bruge en del af overskuddet på at købe doboks til de frivillige (også forældre/pårørende som evt, kan forære den til den i familien som træner) + gavekort på 6 måneders gratis træning til evt. nye medlemmer.

8. Satellitklub
Det blev drøftet at etablere en satellitklub. Der var 100% tilslutning herfor – dette alene en holdningstilkendegivelse og ikke en beslutning, den tages evt. senere. Preben havde en bekendt som efter sigende ville være interesseret i at trække et læs. Andre klubber vil være interesserede i at bidrage.

9. Eksklussioner generelt / principielt
Der var enighed om, at bestyrelsen skulle varetage fællesskabets interesser – under hensyntagen til det enkelte medlems rettigheder.
I forhold til om et tidligere ekskluderet medlem, eller et medlem der ville være blevet det hvis ikke denne havde udmeldt sig forinden, kun igen kan komme i klubben hvis denne følger vedtægternes bestemmelser herom:

”Bestyrelsen kan i ekstraordinære tilfælde ekskludere et medlem, som på en særlig grov måde har tilsidesat sine medlemsforpligtelser. Bestyrelsen skal dog forinden have givet det pågældende medlem adgang til at udtale sig. Ved beslutning om eksklusion skal der foreligge en skriftlig begrundelse herfor. Medlemseksklusioner kan altid forlanges forelagt på en generalforsamling som et særligt punkt, hvorunder det pågældende medlem skal have adgang til at udtale sig.”

Et medlem vil således kunne forklare sig ved fremmøde på et bestyrelsesmøde eller på forlangende på en generalforsamling. Alternativt er baggrunden for eksklusionen uændret, uagtet om medlemmet / det tidligere medlem formelt nåede at udmelde sig inden eksklusionen blev effektueret.

10. Kragelundskolens brug af vores lokaler
Kragelundskolen vil også gerne bruge vores lokaler i dette skoleår. De har bedt om huslejenedsættelse til 3.400,- hvilket imødekommes.

11. Evt.
Vi vil invitere ”føl” med ind i bestyrelsen. Frida Schjødt er hermed udnævnt til føl.

Nyhedsmail juli/august

Kære alle,

Facebook Kampagne

Vi skyder vores hvervekampagne igang på Facebook nu og i de kommende uger. Det gør vi med små reklamer for særlige målgrupper. Vores medlemmer er de bedste ambassadører for klubben, og derfor vil vi gerne opfordre jer til at dele opslagene på jeres egne Facebooksider, så de også bliver set af jeres Facebookvenner. Vi har tidligere opnået mere end 40.000 visninger på opslagene og håber at vi kan toppe det i år. Se reklameopslagene her https://www.facebook.com/TaekwondoAarhus/

Sommerlejr

Vi har gennemført en fantastisk sommerlejr i Ry og roserne vælter ind over os: “Fantastiske trænere”, “Den bedste frokost i 25 år”, “Den bedste sommerlejr i mange år”. Vi har fået rigtig meget goodwill hos Dansk Taekwondo Forbund grundet vores vedholdenhed. Og lejrdeltagerne nød det høje serviceniveau på lejren, takket være vores mange frivilige.
Overskuddet er endnu ikke gjort op, men det tegner godt.

Træning i sommerperioden

Som tidligere annonceret er der træning hver tirsdag kl. 18:00-19:30 indtil den regulære træning starter efter sommerferien.
Endvidere er der Open Air træning i Mindeparken henholdsvis 3. august og 10. august fra kl.12:00 – husk solcreme. Ved Open Air træningerne træner vi også andre ting end bare taekwondo.

Træningsstart efter sommerferie

Alt er “normalt” igen fra og med 8. august hvor alle hold starter op igen. Familieholdet starter i uge 33 d. 18. august.

Fortsat god sommer til jer alle!
Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do

Bestyrelsesmøde 27.06.2019

Tid og sted: L.A. Rings Vej 54, 8270 Højbjerg
Tilstede:
Charlotte Sikora Degn, indsuppleret for Daniel Filbert
Metin Aydin
Tina Kim Sloth
Preben Schjødt, suppleant

Dagsorden:
1. Valg af referent
2. Godkendelse af seneste referat
3. Økonomi
4. Sommerfest
5. Rosenvangsskolen
6. Licenser
7. Kasserer
8. Evt.

Referat:
1. Valg af referent
Metin blev valgt.

2. Godkendelse af seneste referat
Seneste referat blev godkendt.

3. Økonomi
Vores økonomi er god og sund – MentoClub gør en forskel. Og så har vi pt. ekstra mange penge på kontoen fra Sommerlejrindtægterne.

4. Sommerfest
Afholdes 28.06.2019 – Rasmus & Rasmus er tovholdere.

5. Rosenvangsskolen
Vi er igen i år blevet tilbudt en plads i skolens idræts-arrangement efter sommeferien.
Det er vores vurdering at ressourcer og udbytte ikke står mål med hinanden hvorfor vi takker nej.

6. Licenser
Det er besluttet at bestyrelsesmedlemmer og trænere (som i forvejen er kontingentfri) også skal have betalt DTaF licens og CV kontingent.

7. Kasserer
Martin har besluttet at indtræde som kasserer igen. Både Martin og Metin skal have adgang til kontoen i Danske Bank.

8. Evt.
a) Preben har behov for dialog om udnyttelsen af vores kombinerede kontor og udstyrsrum – Benny blev foreslået som oplagt sparringspartner.
b) Kyusho kan ikke ses at have betalt i MentoClub, det skyldes at de overfører penge udenom systemet (netbank). Vi beder dem sende kvitteringer til Tina.
c) Sommerlejren kører og kommer til at give et pænt overskud. Vi kan altid bruge flere frivillige og deltagere.

Ekstraordinær generalforsamling 27.06.2019

Referat
1. Valg af dirigent
Preben Schjødt blev valgt.
Dirigenten noterede at den ekstraordinære generalforsamling var lovligt varslet og indkaldt, og bad de deltagende om at gøre indsigelser hvis dette ikke var tilfældet.

2. Valg af referent
Metin Aydin blev valgt.

3. Forslag om omdannelse af klubben fra “frivillig forening” til “almindelig forening”
Preben Schjødt redegjorde for forskellen mellem de to typer foreninger, og Metin Aydin supplerede med baggrunden, at vi skal have lønnet rengøringshjælp i klubben, og fordi der således er skatter og AM bidrag der skal afregnes skal vi være en såkaldt almindelig forening.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

4. Evt.
Intet.

Dirigenten takkede for god ro og orden og fremmødet og erklærede generalforsamlingen for afsluttet.

Bestyrelsesmøde 28./5.-19

Referat fra bestyrelsesmøde 28./5.-19.

Tilstede:
Charlotte Sikora Degn
Metin Aydin (referent)
Rasmus Holm
Ingrid F. Andersen
Jann Mosgård
Johnny E. Troelsen (gæst)
Tina Kim Sloth

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
Metin blev valgt

2. Godkendelse af sidste referat
Referatet blev godkendt.

3. Økonomi
Vi har en stabil økonomi, der er overskud på driftskontoen og vi kan betale vores regninger. Dog må vi forvente at skulle betale noget af det kommunale tilskud tilbage.

4. Husleje
Vi har modtaget opkrævning på næste periodes husleje ca. 22 tusinde. Vi opkræver fortsat kun halv husleje fra boksning mens de finder deres ben. Øges efter 3 mdr.

5. Status på bank
Vi har fortsat ikke adgang til banken. Martin har lavet papirarbejdet i forbindelse med overdragelsen af adgangen til hhv. Daniel og Metin, men vi er endnu ikke kommet i hus. Der er blevet bestilt NemID, men vi mangler nøglekort.

6. Status på Danløn (Johnny inviteres)
Vi har med nogen sandsynlighed fået et gebyr på kr. 800 (et antal gange) gr. fejlagtig indberetning til Danløn fordi vi ikke har været i stand til at registrere os på VIRK.dk (fordi vi mangler NemID).
Johnny hjælper bestyrelsen hermed, og vil evt. gerne fortsætte med at stå for aflønning af rengøringen.
Alle de nye rengøringsassistenter skal på lønseddel og forsikres.
Vi skal bruge kontaktinfo og CPR nr. Rasmus skaffer.
Metin taler med Benny om rengøringskursus for de nye medarbejdere d. 29./6. og Rasmus taler med pigerne.

7. Mentoclub status
Vi er i mål med implementeringen, dog er der ”skønhedsfejl” bl.a. ved tilmeldinger (folk meddeler at de ikke kan oprettes / tilmeldes, hvorefter at vi må foretage tilmeldingen manuelt).
Metin kontakter Mentoclub.

8. Kontrol af holdlister
Instruktørerne skal skoles i løbende kontrol af holdlister – bestyrelsen har ikke mulighed for fysisk at se hvem der deltager i træningen og det medfører at der er elever som træner gratis med – ikke nødvendigvis i ond tro evt. blot gr. manglende overblik (mor tror far har betalt og vice versa).

9. Instruktør minikursus
Metin og Daniel laver et minikursus i brug af Mentoclub så alle instruktører er klædt på til kontrol af holdlister, samt at kunne have et overblik over funktionaliteten af systemet.

10. Træningstid til nyt hold
Peter Frandsen vil gerne starte et nyt hold i traditionel taekwondo (Team Jeomsa) hvilket både sabumnim gruppen og bestyrelsen bakker op om. Vi anbefaler en tid enten fredag, lørdag eller søndag til aktiviteten. Baggrunden herfor er, at prime-time tiderne mandag-torsdag skal kunne besættes med hold som genererer direkte indtægt.
Alternativt kan holdet starte i prime-time dagene og må så være indstillet på at skulle flytte tiden fredag, lørdag eller søndag når der evt. dukker et hold op (bjj, boksning, judo eller andet) som skal bruge tiden.

11. Parasport dk
Tina har undersøgt og der er evt. mulighed for at opnå tilskud. Tina undersøger videre, herunder omkostninger.

12. Virksomhedsfremstød
Metin foreslår aktiv rekruttering hos større virksomheder. Ingrid foreslår eventbaserede tilbud.
Metin dyrker og laver et oplæg til bestyrelsen.

13. Hjemmeside
Hjemmesiden er bedaget og trænger til en overhaling. Rasmus har kigget på mulighederne i Mentoclub og de er begrænsede.
Det besluttedes at vi kører videre med den nuværende løsning indtil rette vedkommende findes og sættes i gang med at omgøre den nuværende.

14. Børneattester
Tina har ansvar for at hjemtage børneattester på instruktører og hjælpeinstruktører over 15 år. Hun kontakter Tore for mailinfo på alle instruktører og kontakter dem for at få deres CPR nr. samt info på deres hjælpeinstruktører.

15. OpenAir
Vi inviterer BJJ og boksning i år.

16. Festudvalg
Rasmus Holm og Rasmus Helmig er i festudvalg. Sommerfest afholdes 28./6.

17. Sommerlejr (Update)
Vi mangler få frivillige fra syd.
Programmet er stærkt fremskredet og der er et stort instruktøropbud.
Fordelingsnøglen skal på plads så det ikke bliver til en diskussion efterfølgende.

18. Evt
Billeder: Rasmus er tovholder på billeder til nøglepersonlisten og elevtavlen. Metin tjekker computer/printer. Mødes evt. torsdag denne uge.
Bruseforhæng: Ingrid undersøger muligheder for forhæng i dameomklædning.
Lys1: Politisk behandling efter sommerferien. Projektet er tæt på at kunne realiseres.

Bestyrelsesmøde 30.04.2019

Deltagere:
Rasmus Holm
Preben Schjødt, supl.
Tina Kim Sloth
Daniel Filbert
Jann Mossgaard
Charlotte Sikora Degn
Metin Aydin, ref.
Ingrid Falkentoft Andersen (afbud)

Dagsorden (tilrettet)
1. Valg af ordstyrer og referent
2. Godkendelse af seneste referat
3. Økonomi
4. Husleje
5. MentoClub
6. Licenser
7. Kurser
8. Puslingehold
9. Boksning husleje
10. BJJ Summercamp
11. Konfirmationer
12. Udstyr / køkken / kontor
13. Forårsrengøring
14. Rengøringsfolk
15. Sommerlejr
16. Sommerfest
17. Brochure
18. Para-klub
19. Hjemmeside i MentoClub
20. Instagram

Referat:

1. Valg af ordstyrer og referent
Tina blev valgt som ordstyrer og Metin som referent.

2. Godkendelse af seneste referat
Godkendt.

3. Økonomi
Udsættes til næste møde.

4. Husleje
Udsættes til næste møde.

5. MentoClub
– Fritidspas kan (skal) gemmes i systemet (filhåndtering)
– Der er fortsat medlemmer som har betalt som ikke figurerer i systemet
– Vi skal udfase “papir” helt og kun operere digitalt

6. Licenser
Tina har matchet pasnumre og licenser op. Ros til hende herfor.
Tina får fremover opgaven med licenser allround.

7. Kurser
Charlotte har fremover opgaven med kurser allround, herunder at:
– Tilmelde medlemmer til kurser
– Rykke for udstedt kursusbevis som vi kan sende til kommunen for refusion
– Indsende kursusbevis for deltagelse i kursus til kommunen
Der er ca. 5000 i kursuspuljen fra seneste fondansøgning som Ingrid lykkedes med for os.

8. Puslingehold
Metin forelagde “puslingehold” som en mulighed der kunne foregå parallelt med MON træningen i den lille sal. Udfordringen er instruktøren / instruktørerne der ikke hænger på træerne.
Charlotte prikker Ingrid/Henning.

9. Boksning husleje
Det blev vedtaget at boksning kan køre på halv husleje indtil videre og de har et sikkert fundament.

10. BJJ Summercamp
BJJ vil gerne låne vores måtter til deres summercamp (i slutningen af maj). Bestyrelsen bakker op og ønsker som betaling en BJJ instruktion og en kasse sodavand til køleren.

11. Konfirmationer
Vi lejer efter individuelt skøn dojangen ud til konfirmationer o.lign. et begrænset antal gange i løbet af året, forudsat et absolut minimum af træninger berøres. Dojangen kan højest lånes 1 dag (søndag), bordopstilling o.lign. skal foregå efter sidste træning lørdag.
I udgangspunktet lånes dojangen kun ud til konfirmationer o.lign. for de i klubben som gør en særlig indsats (dvs. instruktører, bestyrelsesmedlemmer og andre frivillige).
Vi reklamerer ikke for muligheden.
Vi ønsker ikke andre fester såsom 18 års fødselsdag, polterabend m.v.

12. Udstyr / køkken / kontor
Preben talte dunder mod rodet i køkken-kontor-udstyrsrum: Vi kan gøre det bedre – alt flyder sammen, og det er ikke OK, særligt hvis personfølsomme oplysninger ligger og flyder. Det må ikke ske. Preben kommer med et oplæg til hvordan vi får styr på lokalet/lokalerne til næste bestyrelsesmøde.

13. Forårsrengøring
Det er aftalt at vi laver forårsrengøring 25. maj.

14. Rengøringsfolk
Vi skal hyre et nyt rengøringshold – Rasmus prikker nogle folk. Hvis ikke vi finder nogen ad den vej så spørger vi bredere ud.

15. Sommerlejr
Der er åbent for tilmelding nu. Tina står for koordineret tilmelding. Rasmus er holdleder og “lukker og slukker efter sidste mand” fredag.

16. Sommerfest
Der er aftalt sommerfest for voksne 28. juni. Vi overvejer indtil næste bestyrelsesmøde om der skal åbnes op for de andre klubber også.

17. Brochure
Der er opbakning til at trykke en ny hus-folder (“Calm & Power”). Dog i et mindre oplag, evt. 1000, forudsat den kan reklamefinansieres igen.
Tina foreslår at den kommer længere ud omkring, hvilket er velkomment, eks. ved at lægge et antal i supermarkeder i Viby, på Langenæs m.v.

18. Para-klub
Tina undersøger muligheder og krav for at bliver en parasport.dk klub og redegør ved næste bestyrelsesmøde.

19. Hjemmeside i MentoClub
Rasmus har dyrket hjemmesidemulighederne i MentoClub og de er noget begrænsede. Det er ikke nødvendigvis dårligt.

20. Instagram
Tina går ombord i Instagram og turnerer på de forskellige hold for at få noget i kassen.