Referat fra bestyrelsesmøde

Referat bestyrelsesmøde i Aarhus Syd og Viby Taekwondo Klubber
05.01.2017

Tilstede:
Johnny, Jann, Tina, Charlotte, Erik, Metin (ref.)

1) Johnny gennemgik økonomierne for den fremtidige fælles klub, som viser at de kommunale støttekroner er for nedadgående grundet vores relativt høje antal voksne som medfører en reduktion i lokaletilskuddet. Der er en manko på ca. 20.000 p.a. (i et af de fremlagte scenarier), som helt eller delvis kan forventes at kunne dækkes ind gennem tilbagebetaling af a conto forbrug. Det besluttedes at hæve kontingentet til 450 i kvartalet for de regulære hold som træner 2 gange ugentligt. Kontingentstigningen gennemføres ved førstkommende generalforsamling.
2) Metin gennemgik forhandlingerne med udlejer vedr. huslejekontrakten og meddelte at en ny kontrakt kan indgås med 8 års uopsigelighed fra udlejers side, dvs. indtil 31.12.2024.
3) Metin meddelte at udlejers krav til Aarhus Syd Taekwondo Klub om betaling af ca. 96.000 var bortfaldet idet det var lykkedes at dokumentere at kravet var udokumenteret / fiktion.
4) Metin forelagde forslag om udskiftning af vinduer til bestyrelsen: Udlejer vil isætte nye vinduer i begge sale mod en huslejestigning på ca. 900 kr./mdr. for dojang 1 og 1420 kr./mdr. i 60 mdr. for begge dojanger. Forslaget blev forkastet.
5) Preben vil gerne indkøbe håndvægte til kr. 2600,- til brug for klubbens medlemmer. Bestyrelsen kunne se idéen men på grund af en pt. stram økonomi kunne forslaget ikke imødekommes.
6) Metin vil gerne involvere klubbens menige medlemmer i udviklingen af det fremtidige kampsportscenter. Metin udarbejder en plan.
7) Erik og Charlotte deltog i december i et møde vedr. Lys1 og eventen ”den levende by”. Klubben skal deltage med en opvisning ved Lyseng Idrætscenter samt aktiviteter i klubben.
8) Mødet i næste uge d. 12./1. er aflyst. Førstkommende møde er 21./2.-2017 hvor den kommende generalforsamling skal behandles.

Bestyrelsesmøde referat

Referat af bestyrelsesmøde i Aarhus Syd og Viby Taekwondo klubber 06.10.16

Deltagere:
Metin, Martin, Tina, Charlotte, Erik, Johnny

1. Valg af referent og ordstyrer
Metin blev valgt som referent og Tina som ordstyrer.

2. Graduering, indmeldelser, kontrol, v. Martin
Martin har udviklet et online system som kan registrere medlemmer, og sikre at alle som træner er indmeldte, ikke i restance osv. Systemet er browserbaseret og platform uafhængig. Det blev drøftet om der skulle betales for et simkort/mobilabonnement til den tablet som Martin vil donere til klubben.
Det besluttedes at registreringer fremover skal foregå via instruktørernes egne smartphones.
Der var stor opbakning til den nye protokolføring og ros til Martin for at have udviklet systemet.

3. Økonomi, v. Martin
Vi har fået mange voksne medlemmer og den traditionelle fordeling med mange børn og færre voksne er blevet forrykket. Således bliver vi hårdt ramt ved reduktion i den kommunale lokalestøtte. Ved mere end 10% voksne (24+) bliver vi modregnet i lokalestøtten.
Det medfører på sigt en økonomisk udfordring som vi skal håndtere nu. Bl.a. skal vi gøre en indsats for at få flere medlemmer under 24 år. Endvidere blev det besluttet at suspendere frugtordningen (koster ca. 10.000 p.a.) som udover huslejen udgør en væsentlig udgiftspost i regnskabet. Der udsendes en skrivelse til klubbens medlemmer herom.
PBS blev drøftet men forkastet foreløbigt indtil det af Martin udviklede system har fået lov til at køre i en periode. Det er bestyrelsens antagelse, at det nye system vil fange flertallet af ikke-registrerede, og det bliver fremover i endnu højere omfang instruktørernes opgave at holde mandtal og sørge for indmeldelserne.

4. Sammenlægning, v. Johnny
Johnny har været i kontakt med Sport & Fritid – der er ikke noget der pt. presser på for at sammenlægningen hastes igennem.
Sammenlægningen vurderes mulig ved årsskiftet.

5. Køkkenprojekt, v.Erik
Erik har skaffet en bordplade til køkkenet med rabat fra sin arbejdsplads.
Erik finder en dato for en ny arbejdsdag hvor køkkenet gøres mere færdigt.
Der er arbejder som kræver autorisation – disse må vi betale os fra.

6. Flygtninge i træning, v. Metin
Der er mulighed for etablering af et særligt børnehold for flygtninge i et indslusningsforløb, inden børnene sendes videre til de regulære hold man-ons eller tirsdag-torsdag.
Orhan er instruktør.
Metin har ansøgt en kommunal pulje om midler til opgradering af bad og omklædningsrum.

7. Lyseng Idrætscenter, økonomi, v. Metin
Fællesråd, Fonden Lyseng Idrætscenter, Højbjerg-Lyseng Forenings Fitness, Højbjerg Gymnastikforening og Aarhus Syd og Viby Taekwondo Klubber arbejder på at rejse midler til gennemførelsen af et udvidet Lyseng Idrætscenter med etablering af et kampsportscenter her.
Økonomien blev gennemgået.

8. Præmie til den der finder rette navn til Lysengprojektet, Metin
Der vil blive lavet en konkurrence om det nye centers navn, der lægges op til at hver af de 5 foreninger putter 1000 kr. i projektet således der er en pengepræmie på kr. 5000,-
Vi kan selv deltage i konkurrencen, og derved få flere penge i klubkassen.
Formålet med konkurrencen er at skabe folkelige opmærksomhed om projektet.
Det blev besluttet at bidrage med kr. 1000,- til en pengepræmie.

9. Lysengprojektet, Kick Off, Metin
24. Oktober kl. 19:30 er der Kick-off møde for interesserede frivillige som kan give et nap med. Metin opfordrede til at flest mulige bakkede op herom.

10. Pas, generelt
Vi skal have sorteret pas og få system medlemmerne. Der er pas som er blevet væk.
DTaF har udfaset de fysiske pas som nu kun har affektionsværdi for de som har et pas. Fremover er passene digitalle og gradueringer mv. registreres på forbundets hjemmeside. Der kan laves ”pas”-udskrifter fra hjemmesiden, virker dog noget ”tyndt”.

11. Kyusho, flexe lokaler
Kyusho har et ønske om at de af og til kan benytte den lille dojang i stedet for den store. Det er adhoc og ikke forudplanlagt.
Det blev besluttet at Kyusho kan benytte dojang 2 i tidsrummet 20:30-22:00 i stedet for dojang 1 når der ikke var planlagt taekwondo relaterede forløb (i forbindelse med dan gradueringer o.lign.).

12. Uddelegering af opgaver
Medlemmerne skal inddrages mere i arbejdsopgaverne i klubben. Det giver dem en position/funktion udover ”elev” og forankrer dem dermed, og aflaster bestyrelsen.
Metin fremlagde en række opgaver som kan outsources til de medlemmer som pt. ”kun” træner. Der var bred opbakning hertil. Metin udarbejde ”arbejdskort” til de forskellige arbejdsopgaver og udsender dem til bestyrelsen til kommentering, bearbejdning, opfindelse af nye funktioner, kritik osv.
Udvalgte elever udvælges og opfordres til at påtage sig opgaverne som er overkommelige, men betydningsfulde for klubben. Giver samtidig den ”udvalgte” ansvar og forankrer vedkommende stærkere i klubben.

13. Lejere
Dorte Ottosen vil gerne gøre brug af forrummet. Samt montere en pull up bar i dojangen (ved Kyushos flag). Måtterne er måske i vejen. Endvidere vil hun gerne kunne disponere over dojangen i formiddagstimerne.
Det blev besluttet at Dorte kan gøre brug af forrummet (og gerne ”shine” det – dog skal renoveringsarbejder godkendes af bestyrelsen inden). Det indebærer en oprydning og evt. udsmidning af effekter som ikke skal benyttes mere.
En spansk væg er en mulighed. Metin har stillet maling og spartel frem til Dorte. Vi skal ikke bekoste renoveringen for Dorte.
Endvidere blev det besluttet at Dorte kan benytte dojangen til formiddags træninger adhoc. Vores instruktører som af og til benytter lokalerne udenfor alm. åbningstid må benytte den lille dojang i tilfælde af sammenfald.
Dorte kan endvidere montere en pull up bar. Medfører at Kyushos flag skal flyttes. Taekwondo banneret flyttes således Kyusho kan få en placering lige så egnet som nu. (Kyusho er orienteret).

14. Evt.
Tina havde i dialog med Tore sammenfattet økonomien på et Hjerte-Lunge førstehjælpsforløb, kr. 2500 vil det koste med lån af lokale, dukker, underviser (Tore).
Det blev besluttet at Metin ansøger Trygfonden om midler til gennemførelse af kurset og i øvrigt udsende en skrivelse til medlemmerne om gode idéer til at rejse yderligere midler (respektivt til gennemførelse af førstehjælpskursus samt bevarelse af frugtordning).

Referat bestyrelsesmøde 25/8-16

Referat bestyrelsesmøde 25/8-16

Fremmødte:
Johnny, Metin, Charlotte, Jann

Dagsorden:
1. Valg af ordstyrer og referent
2. Økonomi v. Martin
3. Lokaler v. Metin
– forbrug
– rengøring
– projekt ”køkken”
4. Udenomsarealer
5. Sensommerfest
6. Ungdomsarrangement
7. Julefrokost
8. Klubmodul, Conventus og Martins system
9. Kamp
10. evt.
11. Næste møde

Referat
1. Valg af ordstyrer og referent
Metin blev valgt.
2. Økonomi v. Martin
Martin havde ikke nået at sende økonomi grundet en situation pa sit arbejde. Tages på næste møde.
3. Lokaler v. Metin
– forbrug
Intet svar fra udlejer. Metin kontakter udlejer.
– rengøring
Der er ikke rent nok i den store sal, dem der står for rengøringen skal gøre det bedre. Alternativt må vi betale os til bedre rengøring. Ca. 900 kr. / mdr.
– projekt ”køkken”
Erik er indpisker på projektet, vi afventer at høre nærmere vedr. en køreplan for det som mangler.
4. Udenomsarealer
Der skal klippes hæk, luges lidt og laves havearbejde. Det blev aftalt at lægge arrangementet dagen efter ungdomsarrangementet, og at vi arrangerer fælles morgenmad med de unge og dem der tropper op for at hjælpe på ”have-dagen”.
18./9.-16 kl. 09:00.
5. Sensommerfest
Der blev aftalt at holde klubfest for voksne d. 30./9. – et low key arrangement uden et forkromet program: Fællesspisning (sammenskud) + musik.
6. Ungdomsarrangement
Tina og Charlotte afvikler et sleepover i klubben. Der skal laves sedler til uddeling (Charlotte?).
7. Julefrokost
Datoen er fastlagt til 16/12. Fru Choi bookes, hvis hun har tid, til at lave mad.
8. Klubmodul, Conventus og Martins system
Vi har fået tilsendt tilbud på Klubmodul som et alternativ til Martins system.
Martin er ikke interesseret i at vi sadler om, hvilket bestyrelsen bakker op om, men vi vil gerne at der åbnes op for flerbruger adgang (udsendelse af meddelelser, klublister, økonomi).
9. Kamp
OL var en blandet fornøjelse at se, og ikke alt er ”som i gamle dage”. Noget er faktisk rigtig skidt at se på. Der vil blive lavet et brev til DTaF herom.
10. evt.
Jann og Johnny nævnte at Daniel kan involveres i WEB udviklingen – det vil vi søge at gøre brug af.
11. Næste møde
6./10. efter træning.

Bestyrelsesmøde referat

Referat fra bestyrelsesmøde i de to bestyrelser, 28.06.2016

Deltagere: Peter Meyer Frandsen, Johnny Ellekjær Troelsen, Charlotte Sikora Degn, Erik Lemke, Tina Sloth Møller, Metin Aydin

1. Valg af ordstyrer
Metin blev valgt

2. Valg af referent
Metin blev valgt.

3. Økonomi
Der var ingen info fra kassereren.
Metin orienterede om det kommunale aktivitetstilskud og meddelte at satsen for 5-17 årige nu er på 5,01 kr./pr. aktivitetstime og 1,67 kr. for de. 18-24 årige.

4. Lokalesituation
Metin orienterede om høringssvar vedr. Medborgercenter / biblioteks og borgerservice.
Metin orienterede om krav fremsendt fra bygningsejeren vedr. forbrugsafregning for el, vand og varme.

5. Fælles klub
Det blev besluttet at intensivere indsatsen henimod den fælles klub efter sommerferien.

6. Sociale initiativer
MON film aften afholdt med succes 24. juni.
Grillaften afholdes fredag 1. juli (send en hilsen på Facebook til dem der endnu ikke har meldt sig til) – det er et ”medbring-selv-mad-og-drikke” event.
Tina er tovholder på et sleepover for de lidt ældre børn lørdag 17. september.

7. Andet / evt.
Førstehjælp – der afholdes et førstehjælpskursus senere på året. Der var enighed om at der først og fremmest er instruktørerne som skal/kan deltage, men ifald der er plads er det OK at også andre interesserede deltager.
Børnehold ændre navne:
MON holdet hedder fortsat MON.
Det tidlige mandags/onsdagshold hedder fremover ”Børn begynder”
Det nuværende junior (tirs/tors) hedder fremover ”Børn, fortsættere”
Det sene mandags/onsdagshold hedder fremover ”Børn, højt graduerede”

Aarhus Syd Taekwondo Klub Tang Soo Do er en realitet!

Referat af Stiftende Generalforsamling for Aarhus Syd Taekwondo Klub Tang Soo Do

Dato: 10.03.2016
Tid: 21.30-22.30
Sted: L.A. Rings Vej 54, 8270 Højbjerg

Dagsorden:
1. Valg af ordstyrer.
2. Valg af referent.
3. Afstemning om vedtægter, herunder behandling af indkomne forslag til vedtægter.
4. Behandling af andre indkomne forslag.
5. Valg af bestyrelse.
6. Fastsættelse af kontigent.
7. Eventuelt.

Ad. 1. Metin Aydin blev valgt som ordstyrer.
Ad. 2. Jann Mosgaard blev valgt som referent.
Ad. 3. Søren Tange gjorde opmærksom på at en aldersgrænse på 5 år ikke passer for familiehold. Derfor udgår dette punkt i udkast til vedtægter. Istedet tilføjes at: “Aldergrænser for de enkelte hold fastsættes af bestyrelsen”. Dette medtages for at undgå at den enkelte instruktør bliver bragt i en situation hvor evt. forældre udfordrer vurderingen af om deres barn er klar til det enkelte hold. Alle fremmødte stemte herefter for det fremlagte udkast til vedtægter.
Ad. 4. Ingen forslag.
Ad. 5. Bestyrelsen oprettes med 3 fra hver af de 2 sammenlagte klubber.
Aarhus Syd indstillede: Metin, Martin og Tina – Som suppleant: Charlotte
Viby indstillede: Johnny, Erik og Jann – Som suppleant: Daniel
Alle blev enstemmigt valgt.
Johnny blev ligeledes valgt som formand og Martin som kasserer.
Øvrige poster fordeles af bestyrelsen ved førstkommende bestyrelsesmøde.
Fremadrettet vælges bestyrelsen jvf. vedtægterne.
Ad. 6. Kontingent bliver kr. 400 per kvartal for alle medlemmer undtagen familieholdet hvor der betales kr 250 per familiemedlem per kvartal.
Ad. 7. A. Valg af revisor: Som revisorer blev valgt: Ole Sand Petersen (Ansat hos Metin) og Esben Andersen (Kyusho). Som suppleanter blev valgt: Tobias og Rasmus Holm.
B. Der informeres generelt bredt ud om både sammenlægningen af klubberne og andre ting som feks arbejdsopgaver i klubben mv.

Referent
Jann Mosgaard
14.03.2016

Referat fra bestyrelsesmøde 8. dec. 2015

Referat fra bestyrelsesmøde den 8. december 2015

1.
Referent: Martin

2.
Ordstyrer: Metin

3.
Tilstede: Metin, Charlotte, Tina og Martin
Afbud: Karina

4.
Verserende eksklusionssag:
Martin har modtaget udmeldelse fra det pågældende medlem. Bestyrelsen tager udmeldelsen til efterretning, og sagen anses derfor fra klubbens side som lukket.

Fælles bestyrelsesmøde med Aarhus Syd og Viby TKD 30./11.2015

Fælles bestyrelsesmøde Aarhus Syd+Viby 30/11-15
Referat

1) Referent: Karina

2) Ordstyrer: Metin

3) Til stede: Metin, Erik, Johnny, Peter, Charlotte, Tina, Martin og Karina.

4) Forbrugsmålere: Henrik Madsen har udtrykt, at der er fejl i forbrugsmålerne i klubben. Metin informerer: Vi betaler for ‘spild’ i Dojang 1 plus udvendigt lys og skur, fordi der ikke aflæses på bimåler.
Vi tager den når første regning på evt. forbrugsregulering kommer.
Fra Kragelundskolen flyttede ud (september 2013) boede vi her gratis i 4 måneder – Metin hjalp på vegne af klubben ejeren med beregninger og fik derfor lov til at bo gratis.
Ejer har ikke haft styr på det – det er muligt, at han vil afkræve os el/vand/varme for alle bygninger. Vi har ikke brugt varmt vand / bruger stedet relativt lidt og burde måske i stedet have penge tilbage – ejeren har ikke foretaget måleraflæsning rettidigt og først måneder efter indgåelse af lejekontrakten etableret de kontraktligt bestemte bimålere. Og så måske lavet en fejl.
Begge kontrakter (Viby+Syd) er uopsigelige til midt 2017.

5) Kommunalt tilskud.
Martin, Metin og Johnny har været til møde med Sport & Fritid / Aarhus Kommune. Generel orientering.

6) Ekstraordinær generalforsamling holdes først i det nye år.
Syd – 8 dages varsel
Viby – 14 dages varsel
Metin hører Sport & Fritid / Aarhus Kommune om ny forening skal stiftes inden vi kan søge tilskud.

7) Vedtægter.
Der er kommet kommentarer ind på de sammenførte vedtægter. Erik samler det og de skal derefter godkendes af bestyrelserne og sendt til godkendelse hos DIF.

8) Politifolk træner gratis 1 gang ugentligt – betaler til den fælles frugtordning.

9) Vi fik en snak om, hvad man gør, når man ikke selv kan tage sin træning.

10) Kontakt til ejer, om han vil være indstillet på, at lade lejekontrakten overgå til ny forening (Metin), endnu ingen tilbagemelding.

11) Fusion: Dato = januar/februar.
Johnny og Martin = Laver budget-regneark for fælles økonomi indenfor 14 dage.
Johnny = Sende aktivitetsregneark til Metin.
Hjemmesider = begge fortsætter i overgangen. Syd fortsætter og Viby linker videre

12) Syd bestyrelse har med enstemmighed indledt en eksklusions-sag mod et medlem grundet længerevarende upassende omgangstone.