Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
4. Kassereren fremlægger regnskab og budget
5. Fastlæggelse af kontingent
6. Behandling af indkomne forslag
7. Valg af bestyrelse og to bestyrelsessuppleanter. Formand på valg i lige år, kasserer i ulige år.
På valg er:
Daniel Filbert (villig til genvalg)
Charlotte Sikora Degn (villig til genvalg)
Martin Richard Skovdahl (ikke villig til genvalg)
Valg til 1. Suppleant (vakant)
Valg til 2. Suppleant (vakant)
8. Valg af 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter.
Revisor Ole Sand Pedersen (ikke villig til genvalg)
9. Valg til udvalg efter behov.
10. Evt.
Referat:
1. Valg af dirigent
Johnny E. Troelsen blev valgt.
2. Valg af referent
Metin Aydin blev valgt.
3. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
Der sker så mange ting på et år i vores klub, at det er svært at berette om det hele uden at det bliver en alt for lang fortælling, men det er en af bestyrelsens pligter at aflægge rapport, løbende via referater fra vores møder, og én gang årligt på den ordinære generalforsamling, så det gør vi pligtskyldigt og fremhæver udvalgte begivenheder. Derfor er der ting der er valgt fra, ikke fordi de ikke var væsentlige, men fordi tiden altid er knap og dyrebar.
I foråret 2018 var vi vært for DTaF’s danfortræning, og det
var en stor succes. Det forløb over en hel weekend med danaspiranter der kom
langvejs fra og tjekkede ind allerede om fredagen. Vi havde mange frivillige på
til at stå for forplejning især samt praktiske opgaver med borde og stole der
skulle flyttes frem og tilbage når dojangen skulle ændre formål fra træningssal
til prøverum. Vi fik meget stor ros for afviklingen, tjente en lille mønt på
afholdelsen, og det kan vi bestemt gøre igen.
Senere på året var vi igen vært ved et DTaF arrangement,
nemlig 1-2-træner kurset. Det blev afviklet på bare en enkelt dag, men også her
trådte mange frivillige til for at give et nap med, og igen fik vi kun positive
tilkendegivelser tilbage.
Sammen med 3 andre klubber lykkedes det os at få DTaF’s
officielle sommerlejr 2019 til Østjylland – og det er en kæmpe fjer i hatten
for os. Både fordi vi kommer til at præge en meget vigtig årligt
tilbagevendende begivenhed i dansk Taekwondo. Men også fordi vi med dette
projekt kan få tømret klubben endnu bedre sammen, for vi får brug for alle mand
m/k til at holde sammen på projektet. Og så forventer vi at vi får et pænt
overskud med derfra.
Og så fik vi taget hul på overgangen til det nye IT system –
og det har ikke været smertefrit, det ved vi, men vi håber at det bliver rigtig
godt. Vi har i mange år haft Martin til at varetage opgaven omkring alt det
økonomiske, medlemsregistrering og meget andet, men tiden var moden til et nyt
system, og med MentoClub forventer vi, at vi kan fremtidssikre klubbens
organisering og undgå tab på medlemskontingenter, andre opkrævninger, kommunale
tilskud m.v. og derfor er det umagen værd. Vi er ikke helt i mål, men vi nærmer
os.
En af forudsætningerne for klubbens drift er, at vi kan
betale huslejen, det siger sig selv. Og det kan være en udfordring at få
økonomien til at hænge sammen. Når man som vi er en kampsportsforening og
medlemmerne får ”blå mærker”, må vi indse at vi er mindre populære end softsports
– til gengæld er det så sandt, at vi hører til ”de få rå”. Det betyder også, at
kampsportsfolk må stå sammen for at opnå det de gerne vil og derfor har vi
igennem året været fødselshjælpere for to nye kampsportsklubber som vitterligt
er kommet til verden i vores hus, det drejer som om ”Gulvkamp” som dyrker
Brasiliansk Jiu Jitsu og ”BK Aarhus Syd” som er en motionsbokseklub. Begge
klubber har medlemstilgang, og deres succes er med til at sikre vores
økonomiske fundament.
Igen i år har vi taget et stort slæb på LYS1 projektet, som
er en udvidelse af det bestående Lyseng Idrætscenter med flere kvadratmeter til
idræt, et nyt bibliotek og daginstitution. Vores arbejde, nu gennem mere end 3
år, er blevet modtaget positivt af Aarhus Kommune og vi har størstedelen af
finansieringen af byggeriet på plads. LYS1 kan være en gamechanger for os, hvor
vi får spritnye lokaler, hyppig rengøring, plads til at være flere og synlighed
nok til at blive opdaget. I LYS1 forventer vi at kunne etablere tre dojanger,
adskilt af foldevægge, således de kan samles til en større dojang ved behov i
forbindelse med stævner m.v., og vi forventer at kunne etablere et rigtigt
kampsportscenter hvor flere discipliner ikke kun vil kunne deles om at betale
huslejen, for det kommer selvfølgelig til at koste penge, men også berige
hinanden med inspiration, træninger på tværs og fællesskab om organisatorisk
arbejde.
Afslutningsvis skal lyde en stor tak til alle instruktørerne
på vores mange hold – I trækker det største slæb af alle når i møde frem uge
efter uge, og deler ud af jeres kunnen, uden jer ingen Aarhus Syd Taekwondo
Klub – Tang Soo Do.
Også en tak til bestyrelsen – I er de usynlige, dem der gør
ting og får maskinen til at køre fremad. Uden at indkassere ret meget credit
for arbejdet sikrer I at de nødvendige beslutninger bliver truffet. I varetager
også de heldigvis få sure pligter, og påtager jer både ansvar og lederskab, tak
for det.
Og tak til alle medlemmerne, de pårørende og alle de
frivillige som tager en tørn med når vi har et projekt der skal gennemføres.
Hvilket minder mig om, at på søndag kl. 12:00, da går vi i ”haven” og udvider
P-arealet og flytter cykelstativet. Hvem kommer?
Den sidste tak skal gå til Martin, som i mange år har været
vores kasserer og nu takker af. Vi har mange gange undret os over hvad der drev
Martin til at bestride klubbens mest krævende post. Det er længe siden vi har
set ham, hans hustru eller børn i træningstøjet, så hvad var det lige der fik
ham til at holde ved? Vi tror, at det drejer sig om en kæmpemæssig
ansvarsfølelse, pligtopfyldenhed og kærlighed til det vi har haft sammen, og
det vi har bygget op. Det du har bidraget med, bliver svært at leve op til – og
derfor håber vi på, at vi kan få lov til at trække på dig, når de nye folk der
skal varetage dine opgaver støder panden mod en mur og har brug for backup. Kan
vi regne med dig? Det ved vi at vi kan!
Tusinde tak alle sammen for et vidunderligt år i en
fantastisk idrætsforening.
På vegne af bestyrelsen
Metin Aydin, formand
4. Kassereren fremlægger regnskab og budget
Martin R. Skovdahl gennemgik regnskabet og fremlagde samtlige bilag for generalforsamlingen.
Regnskabet for sidste år viser et overskud på kr. 114.000, her skal fratrækkes kr. 43.000 i kreditterede restancer og tilbagebetaling af kommunale tilskud, beløb ukendt.
I 2019 budgetteres med et samlet overskud på kr. 80.000.
Det er fremover instruktørernes opgave at få øje på medlemmer som ikke er i protokollen (og dermed enten ikke betaler eller af andre årsager ikke figurerer på listen) og derigennem minimere tab på kontingenterne.
Vi forventer at det nye IT system kan hjælpe os til at begrænse tabet.
Rasmus Holm efterlyste et print af de grundlæggende funktioner. Metin Aydin foreslog at der blev lavet en demonstration i forbindelse med instruktørmøderne. Daniel Filbert er tovholder.
5. Fastlæggelse af kontingentDet blev besluttet at hæve kontingenterne med 25 kr./kvartal for alle hold. Samtidigt blev det besluttet at lave en flatrate betalingsstruktur således der ikke fremover opkræves DTaF licens (kr. 200 p.a.) og CV (kr. 100 p.a.) særskilt, men at disse poster fremover er indeholdt i det regulære kontingent. Det indebærer en risiko for, at der tabes på den konto, hvis et nyt medlem dropper ud efter blot ét kvartal (og således kun har betalt ¼ DTaF licens og CV kontingent). Vi håber, at dette potentielle tab opvejes af alle de som forbliver i klubben og den generelle stigning på 25 kr.
Endvidere er det positivt, at den store udskrivning som familier udsættes for i begyndelsen af året fordeles over hele året. Der er dog også den risiko, at de der skal vælge idræt sammenligner priser på forskellige idrætsgrene og vælger taekwondo fra fordi vores sport er for dyr.
Kontingenterne er fremover som følger:
De hold der træner 2 gange ugentligt koster fremover kr. 550 i kvartalet, alt inkl. Seniorhold og Gråbælter koster kr. 350 i kvartalet og Familieholdet koster kr. 250 i kvartalet. DTaF licens og CV kontingent er således indeholdt heri. Familieholdet har hidtil opnået en rabat for den 4. deltager som ”træner gratis med”. Denne ordning bevares men skal fortsat betale for DTaF og CV, henholdsvis kr. 200 og kr. 100.
Helle Raskgaard understregede vigtigheden af at kommunikere stigningen ud så der ikke opstod misforståelser omkring den nye flatratestruktur. Helle indvilligede i at forfatte en skrivelse til udsendelse til klubbens medlemmer samt til brug online.
6. Behandling af indkomne forslag
Forslag til vedtægtsændringer, nedenstående blev fremlagt til afstemning:
§ 4 Medlemmer
Som aktivt medlem i klubben kan optages enhver, der
anerkender klubbens vedtægter. Optagelse kan ske når medlemmet er fyldt 5 år.
For medlemmer under 18 år kræves samtykke fra forældre/værge.
Forslag:
§ 4 Medlemmer
Som aktivt medlem i klubben kan optages enhver, der
anerkender klubbens vedtægter. Optagelse kan ske når medlemmet er fyldt 5 år.
For medlemmer under 18 år kræves samtykke fra forældre/værge.
Det er klubbens ambition at favne et bredt udsnit af
befolkningen således der hersker et mangfoldigt miljø her. Det er bestyrelsens
opgave at understøtte initiativer der er til gavn for klubben og som sikrer at
seniorer, fysisk eller psykisk handicappede og minoriteter generelt naturligt
kan finde sig til rette i klubmiljøet og deltage i træningsaktiviteterne.
Forslaget blev
vedtaget med en tilføjelse, således den vedtagne paragraf lyder:
§ 4 Medlemmer
Som aktivt medlem i klubben kan optages enhver, der
anerkender klubbens vedtægter. Optagelse kan ske når medlemmet er fyldt 5 år, eller yngre hvis instruktøren skønner at
det kan fungere. For medlemmer under 18 år kræves samtykke fra
forældre/værge.
Det er klubbens ambition at favne et bredt udsnit af
befolkningen således der hersker et mangfoldigt miljø her. Det er bestyrelsens
opgave at understøtte initiativer der er til gavn for klubben og som sikrer at
seniorer, fysisk eller psykisk handicappede og minoriteter generelt naturligt
kan finde sig til rette i klubmiljøet og deltage i træningsaktiviteterne.
7. Valg af bestyrelse og to bestyrelsessuppleanter. Formand på valg i lige år, kasserer i ulige år.
På valg er:
Daniel Filbert (villig til genvalg)
Charlotte Sikora Degn (villig til genvalg)
Martin Richard Skovdahl (ikke villig til genvalg)
Valg til 1. Suppleant (vakant)
Valg til 2. Suppleant (vakant)
Rasmus Holm blev valgt til bestyrelsen for 2 år.
Ingrid F. Andersen blev valgt til bestyrelsen for 2 år.
Preben Schjødt blev valgt som suppleant for 1 år.
Charlotte Sikora Degn blev som suppleant for 1 år.
Metin præciserede,
at suppleanterne deltager ved alle bestyrelsesmøder også uden at være
indsuppleret ved forfald, og formelt ikke har stemmeret ved tilstedeværelsen af
alle bestyrelsesmedlemmer, men at bestyrelsen endnu mangler at tage noget til
afstemning idet beslutninger altid er truffet ved almindelig konsensus gennem
debat. Og således har suppleanterne indflydelse på lige fod med
bestyrelsesmedlemmerne.
8. Valg af 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter.
Revisor Ole Sand Pedersen (ikke villig til genvalg)
Tobias Jessen var hurtig og snuppede 2. revisor suppleant posten, Emil Knudsen mindre speedy, snuppede 1. revisor suppleant posten.
Martin Richard
Skovdal og Johnny E. Troelsen blev valgt til revisorer.
9. Valg til udvalg efter behov.
Rasmus Helmig og Rasmus
Holm blev villigt genvalgt til festudvalget.
Helle Raskgaard blev valgt til at varetage udsendelse af nyhedsbreve til medlemmerne.
10. Evt.
Benny Bjørnstrøm sponsorerer
køleboks og fylder den op med snacks og drikkevarer. Afregning direkte til
Benny via Mobilepay. Overskud doneres til klubben. (1000 tak Benny!)
Rasmus Helmig
opfordrede klubben til at støtte stævnedeltagerne økonomisk fordi deltagelse er
blevet meget dyrt.
Ingrid F. Andersen
vil gerne søge midler til deltagerne.
Metin Aydin foreslog at indtægter ved salg fra køleboksen samt de søgte midler gik i en intern ”fond” som stævnedeltagere kunne søge eksempelvis op til 40% dækning af stævnegebyrer o.lign. fra. Vil tage en drøftelse i bestyrelsen herom.
Metin Aydin
opfordrer medlemmerne til at troppe op søndag 24./3. kl. 12:00 og hjælpe med at
flytte cykelstativ og trærødder, således vi kan opnå yderligere 3-4 P-pladser.
Benny Bjørnsholm kommer med pølser og Metin Aydin sørger for at der er øl og
vand på køl.
