Fælles bestyrelsesmøde med Aarhus Syd og Viby TKD 30./11.2015

Fælles bestyrelsesmøde Aarhus Syd+Viby 30/11-15
Referat

1) Referent: Karina

2) Ordstyrer: Metin

3) Til stede: Metin, Erik, Johnny, Peter, Charlotte, Tina, Martin og Karina.

4) Forbrugsmålere: Henrik Madsen har udtrykt, at der er fejl i forbrugsmålerne i klubben. Metin informerer: Vi betaler for ‘spild’ i Dojang 1 plus udvendigt lys og skur, fordi der ikke aflæses på bimåler.
Vi tager den når første regning på evt. forbrugsregulering kommer.
Fra Kragelundskolen flyttede ud (september 2013) boede vi her gratis i 4 måneder – Metin hjalp på vegne af klubben ejeren med beregninger og fik derfor lov til at bo gratis.
Ejer har ikke haft styr på det – det er muligt, at han vil afkræve os el/vand/varme for alle bygninger. Vi har ikke brugt varmt vand / bruger stedet relativt lidt og burde måske i stedet have penge tilbage – ejeren har ikke foretaget måleraflæsning rettidigt og først måneder efter indgåelse af lejekontrakten etableret de kontraktligt bestemte bimålere. Og så måske lavet en fejl.
Begge kontrakter (Viby+Syd) er uopsigelige til midt 2017.

5) Kommunalt tilskud.
Martin, Metin og Johnny har været til møde med Sport & Fritid / Aarhus Kommune. Generel orientering.

6) Ekstraordinær generalforsamling holdes først i det nye år.
Syd – 8 dages varsel
Viby – 14 dages varsel
Metin hører Sport & Fritid / Aarhus Kommune om ny forening skal stiftes inden vi kan søge tilskud.

7) Vedtægter.
Der er kommet kommentarer ind på de sammenførte vedtægter. Erik samler det og de skal derefter godkendes af bestyrelserne og sendt til godkendelse hos DIF.

8) Politifolk træner gratis 1 gang ugentligt – betaler til den fælles frugtordning.

9) Vi fik en snak om, hvad man gør, når man ikke selv kan tage sin træning.

10) Kontakt til ejer, om han vil være indstillet på, at lade lejekontrakten overgå til ny forening (Metin), endnu ingen tilbagemelding.

11) Fusion: Dato = januar/februar.
Johnny og Martin = Laver budget-regneark for fælles økonomi indenfor 14 dage.
Johnny = Sende aktivitetsregneark til Metin.
Hjemmesider = begge fortsætter i overgangen. Syd fortsætter og Viby linker videre

12) Syd bestyrelse har med enstemmighed indledt en eksklusions-sag mod et medlem grundet længerevarende upassende omgangstone.

Forældremøde på MON-holdet

Vi vil gerne indbyde forældre til børn på mon holdet (holdet som træner tirs./tors. 17-18) til forældremøde på torsdag d. 16. april kl. 17-18 (dvs. vi starter når børnenes træning starter).
På mødet vil vi gerne følge op på hvordan det går med træningen på mon-holdet samt hvordan vi håndterer de (heldigvis positive) udfordringer, som lige nu er på holdet – især afstedkommet af at holdet er blevet rigtig stort. Derudover vil vi ikke mindst tale om hvad I som forældre kan gøre for at hjælpe os.

Program:

1. Hvad vil det sige, at mit barn træner på mon-holdet?
(principperne for træningen på mon holdet)

2. Ny indgang – forældre i opholdsrummet

3. Udfordringer på mon-holdet og håndtering af dem på kort og langt sigt
a. Størrelse på holdet
b. Støj/Ro
c. Håndtering af aldersforskellen på holdet
4. Hvordan kan I forældre hjælpe os?

Vi håber på at se mange af jer.

Mange hilsner fra trænerne på mon holdet.

REFERAT

Med lidt for kort varsel blev der indkaldt til forældremøde af klubbens montrænere….

Tilstede var Niels og Karina og cirka ti forældre.

Vi startede med at forklare, hvad hensigten med et monhold er. Nemlig, at børnene får “bevægelser i banken”. Mange af de ting vi laver, vil med tiden kunne udvikles til regulære taekwondo-teknikker, men det er ikke målet endnu. Vi fokuserer på en blanding af leg og ‘træning’ i forholdet 70/30%. Selve træningsdelen udføres ofte med et legende element, så det hele tiden er sjovt og inspirerede for børnene.

Vi er bevidste om, at sammenlægningen med Viby’s monhold har givet nogle udfordringer, som vi i trænerstaben har forsøgt at løse. Blandt andet har vi hentet hjælp fra voksenholdet i form af flere hjælpetrænere. Det er vores indtryk, at børnene har brug for stabilitet, men også, at de har godt af at lære forskellige træneres måde at undervise på.

Der blev fra forældrenes side udtrykt ønske om flere sociale arrangementer, hvilket vi gerne støtter. Blandt andet kommer der den 20 juni et internt kampstævne og vi afholder en sommerfest for børnene. Vi håber, at forældre har lyst til at give en hånd med ved disse arrangementer.

Det blev vedtaget, at med mindre det enkelte barn har brug for det, så opholder forældrene sig i forlokalet under træningen. Vi får snarest sat en glasplade i døren, så i stadig kan følge lidt med i, hvad vi laver.

På trænernes vegne
Karina Boeriis

Extraordinær generalforsamling

D.27./6. afholdtes extraordinær generalforsamling i Aarhus Syd Taekwondo Klub.

Referat

1) Valg af dirigent
Metin blev enstemmigt valgt.

2) Valg af referent
Metin blev enstemmigt valgt.

3) Fastsættelse af kontingent
Kontingentet blev hævet med kr. 50,- for alle medlemmer, således børne og voksenhold fremover koster kr. 300,- i kvartalet i kontingent og gråbælter og familiehold kr. 200 i kvartalet i kontingent.

4) Evt.
Karina Pedersen orienterede om nødvendigheden af Hawaii outfit til sommerfesten.

Metin Aydin
27.06.2014

DTaF visions-møde i Aarhus Syd

Referat
Visionsmøde om DTaF’s fremtid

Dato:
2012.03.11

Sted:
Aarhus Syd Taekwondo Klub, L. A. Ringsvej 56, 8270 Højbjerg

Deltagere:
Flemming Hagen Jensen, Christina Bruun Nielsen, Axel Bøg Andersen, Michael Brødsted, Momme Knutzen, Anne Haarmark, Alina Løbner, Karina Boeriis, Metin Aydin, Jan Jørgensen, Pia Mønsted, Mette Mønsted, Erik Møbjerg Kristensen, Stevie Kørvell, Per Holdt Madsen, Bjarne Johansen, Anders Østergaard, Mickey Svendsen, Tarik Abu Setta, Steen Tiedjen, Murad Ahmed, Ejnar Mikkelsen, Rasmus Jørgensen

Agenda:
Mødet var arrangeret af Aarhus Syd Taekwondo Klub, foranlediget af forudgående møder med flere klubber om situationen i DTaF. Mødet havde ingen formel dagsorden, men i stedet en fri form hvor ordet under det overordnede tema ”vi har et forbund i krise” var åbent. Metin fra Aarhus Syd TKD åbnede mødet med en indgangsbøn om en konstruktiv og fornuftsbaseret dialog.

Ordstyrer:
Metin

Referent:
Metin

Referat:
Referatet er en kronologisk gengivelse af mødet og er således ikke summarisk emneopdelt.

1) Murad Ahmed, henvendt til Ejnar: ”Kan du give en status på forbundets situation”?

2) Ejnar Mikkelsen: ”Vi har en hovedbestyrelse som er hæmmet – der er 4 medlemmer inkl. supleanter. Det betyder at tingene ikke går med den hast som de burde, ingenting er sat på hold, men det går bare ikke så stærkt”.

3) Metin Aydin, henvendt til Ejnar: ”Har du sat et hold til HB valg, har du kandidater? Hvem er på valg?”

4) Ejnar Mikkelsen: ”I HB er Kathy og Ejnar på valg. Ann og Bo fortsætter (gerne) i BIU. Hele EIU er på valg”.

5) Flemming Hagen Jensen: ”Hvor mange stiller op til EIU?”

6) Ejnar Mikkelsen / Bjarne Johansen: ”Bjarne Johansen”.

7) Erik Møbjerg Kristensen, henvendt til Ejnar Mikkelsen: ”Jeg er mindre interesseret i sammensætningen af HB end visionerne for forbundet. Den direkte anledning til at jeg er her i dag er et skrift udsendt fra forbundet hvor der ønskes klubber i alle byer i landet. Hvor skal de frivillige komme fra? Hvorfor fokuseres der ikke på de eksisterende klubber?”

8) Ejnar Mikkelsen: ”Der fokuseres ikke ensidigt på at etablere flere klubber. Det arbejde vi ønsker at starte op på, handler om et samarbejde med udvalgte klubber som har kapaciteten til det”.

9) Metin Aydin: ”Der har været talt en del om vort Gråbæltehold, og det er et sted hvor man kan tappe ressourcer til det frivillige arbejde. Det gør vi. Vedr. fastholdelse af medlemmerne har vi fornylig foreslået en instruktør-rotationsordning, som skal bidrage ikke kun til de små klubber, men også mere generelt til klubberne ved at bringe nyt ind udefra og derigennem bidrage til at træningerne også fortsat er interessante”.

10) Tarik Abu Setta, henvendt til Ejnar: ”Man hører ikke meget om baggrunden for Torben Sachmann Hansen og Søren Holmegaard Knudsens exit, kan du give lidt information herom?”.

11) Ejnar Mikkelsen: ”Der har været spekuleret en del, men jeg kan afkræfte at det handler om manglende sportslige resultater. Det handler heller ikke om et opgør i HB. Og det skal ikke være en hemmelighed at der har været et stort arbejdspres på folkene i forbundet. Men derudover synes jeg at Torben og Søren selv skal have lov til at uddybe.”

12) Metin Aydin: ”Jeg synes Taekwondo skal være nationalsport og gøre fodbold rangen stridig – hvorfor er vi ikke mere ambitiøse for vores sport? Vi har i dag omtrent otte tusinde medlemmer – det havde vi også for tyve år siden, med små op og nedture har vi altså ikke flyttet os meget. Hvorfor enes vi ikke om at samarbejde om at lave en Skole-SFO service, en gratis ordning hvor vi tilbyder gratis taekwondo træning til skoler og SFO’er og således kan trænge igennem til alle de, der ikke af sig selv vandrer ind i vores dojanger?”.

13) Per Holdt Madsen: ”Gode forslag fra Aarhus Syd. Jeg synes vi mangler en køreplan for en bred debat. Arbejde for fastholdelse er tiltrængt i DTaF.”

14) Michael Brødsted: ”Behov for at få styr på DTaF inden vi begynder på en masse store projekter. Der er behov for at få styr på huset – at samle forbundet og skabe resultater.”

15) Bjarne Johansen: ”Et rum i huset er Eliten – og det går ikke godt i dette rum. Hvorfor er det ikke de bedste der repræsenterer DK? 5-6 klubber leverer talentmaterialet i dansk taekwondo og disse har overtaget rollen Farum havde tidligere”.

16) Ejnar Mikkelsen: ”Udfordringen er at bringe visionsarbejdet videre med den reducerede HB; køreplanen er i lavt gear. Behov for en proces på repræsentantskabsmødet svarende til processen på dette møde. HB har brug for at klubberne fortæller hvad de ønsker – til brug for visionsarbejdet – så kan vi få styr på huset i fællesskab.”

17) Anne Haarmark: ”Vi mangler et fælles rum. Som jeg hører det mangler der kapacitet i HB. Lige nu er der mulighed for at opnå en ny struktur. Idéer er der nok af men vi mangler muligheden for at realisere dem indenfor de bestående rammer.”

18) Flemming Hagensen Jensen: ”Jeg synes at forbundet skal komme med noget til klubberne. Vejle er storleverandør til eliten og har andre behov end de små klubber. DTaF skal levere til alle, bredde+elite. Behov for større organisation.”

19) Murad Ahmed: ”Forbundet mangler en PR/kommunikationsstrategi, vi kommer ingen vegne uden. Jeg går gerne med i en tænketank: Giv gavekort på 14 dages træning i stedet for 14 dages gratis træning, så har det en værdi. Eliten er ikke profileret nok, vi har et anonymt landshold.”

20) Rasmus Jørgensen: ”Vi skal bruge et brand for at kommer ud over rampen. Vi har brug for mere samarbejde i regionerne, ERFA grupper der kan bistå i overvindelsen af lokale udfordringer”.

21) Steen Tiedjen: ”Vedr. eliten kører vi alle vore egne veje. DTaF har en opgave i at samle og ensrette , og på den måde kan vi opnå større resultater med det forhåndenværende materiale”.

22) Momme Knutzen, henvendt til Ejnar: ”Der er udsendt et oplæg til diskussion, men det udsendte kan jo ikke diskuteres” (omhandlende ansættelse af fuldtids udviklingskonsulent samt DIF lokale fællesskab).

23) Ejnar Mikkelsen: ”Det er rigtigt at for så vidt angår udviklingskonsulenten. Og vi har behov for backup til klubberne. Det konkrete indhold af udviklingskonsulentens funktion er til diskussion. Økonomien vedtog vi på sidste rep. møde. Det er et DIF krav at vi ansætter en faglig leder, og det har vi løst ved at 5 mindre forbund er gået sammen om at aflønne en 23 timers dele-leder”.

24) Michael Brødsted: ”Fint med input nedefra, men det er meget svært at nå op til tops med dem. Vi bliver nød til at facilitere en ny struktur”.

25) Erik Møbjerg Kristensen: ”Der er mange udfordringer ved at starte en ny klub. Vi har behov for mere støtte fra udviklingskonsulenten, og en anden støtte end skemaorienteret statistik indsamling. Det mener jeg er spildte penge”.

26) Per Holdt Madsen: ”Jeg glæder mig over de mange indlæg. En heltids udviklingskonsulent fremfor en halvtids må være et fremskridt. Det lyder godt med en professionel leder. DTaF har kørt ”adhoc” i mange år. Behov for flere i udvalgsarbejdet. Det er godt med et serviceeftersyn af organisationen (henvendt til Flemming Hagen Jensen og Michael Brødsted) men vi skal passe på at vi ikke ender et sted hvor alle sidder og plejer særinteresser”.

27) Metin Aydin, henvendt til Murad Ahmed: ”I forbindelse med en PR/kommunikationsstrategi tror jeg ikke, at der er flere overskrifter i eliten end i bredden. Den første handicappede-et-benede sortbælte i DK ville lave flere artikler end Jesper Roesen Gjorde da han blev europamester. Der er mange historier i bredden, det handler bare om at opfinde nyt, firma-taekwondo f.eks. Vedr. fastholdelse, har vi i Aarhus Syd netop udsendt et forslag til klubber under DTaF om en instruktør-rotationsordning, som skal give medlemmerne i de enkelte klubber ”noget fremmed” – det kan spice træningen op”.

28) Murad Ahmed: ”Resultaterne skal boostes. Du har ret i (henvendt til Per Holdt Madsen) at vi skal have flere til at løfte udvalgsarbejdet. Har behov for at få at vide om de gamle regioner endnu eksisterer på et eller andet plan?”

29) Flemming Hagen Jensen: ”Vi skal have en stærk ledelse – en stærk leder som tager hensyn til de forskellige behov. Særinteresser skal ikke styre udviklingen. Vi skal bruge en PR strategi.”

30) Tarik Abu Setta: ”Svært at komme igennem her i dag fordi der er mange spredte tanker. Vi synes det ser sort ud for TKD. Vi skal tænke nyt. Vi skal have en ny elite-tankegang. De få ressourcer vi har, skal vi bruge på deltagerne og ikke på lønnede folk. Lad klubberne gøre arbejdet med kæmperne.

31) Jan Jørgensen: ”Det er min fornemmelse at klubberne har behov for konkret hjælp og mindre bureaukrati”.

32) Momme Knutzen: ”Vi skal have styr på økonomien – det vi gør er hals over hoved. Hvornår blev det besluttet i HB at ansætte folk og lave lokalefællesskab med DIF”?

33) Michael Brødsted: ”Enig med Per Holdt Madsen, vi skal ikke gå tilbage til en fuser. Vi kunne kave et ekstra rep. møde for at drøfte struktur.”

34) Ejnar Mikkelsen: ”Godt med jævnlige møder. Vi kunne gøre møderne emnespecifikke. Enig i at vo skal kigge på organisationen”.

– pause –

35) Mødet blev genoptaget efter 5 minutters pause. I mellemtiden havde Rødovre TKD tilbudt sig som vært for et opfølgende møde med temaet ”Elite”. Mødet er aftalt til at blive afholdt i Rødovre TKD’s lokaler (hvor der er bedre stole) d. 27./3. kl. 18:00.

36) Erik Møbjerg Kristensen: ”Jeg er ked af at udviklingskonsulenten forsvinder ud af Jylland. Har brug for en udviklingskonsulent med flere kompetencer / beføjelser. Klubberne under DTaF er forskellige, og der er behov for at finde det vi kan være fælles om.

37) Per Holdt Madsen: ”Vi har prøvet en ”stærk ledelse”. Vi har behov for en stærk ledelse som også vil dialog med græsrødderne. Udøverne skal i fokus (henvendt til Tarik) ikke ledelsen. Ledelsen skal kun udstikke rammerne. Vi skal identificere målene.”

38) Murad Ahmed: ”Hvordan fungerer en landstræner-løs model”?

39) Bjarne Johansen: ”Vi har indsendt et forslag til Rep. møde.”

40) Metin Aydin: ”Mickey bedes fremsende forslaget til mig, hvorefter jeg videresender det til deltagerne i visionsmødet”.

41) Mickey Svendsen: ”Må vi det på nuværende tidspunkt?”.

42) Ejnar Mikkelsen: ”Det er der ikke noget forkert i”.

43) Jan Jørgensen: ”Min ageren er med afsæt i min kontrakt, den skal jeg opfylde”.

44) Flemming Hagen Jensen: ”Brug klubberne til at blive bedre – vi kan læne os op ad hinanden”.

45) Tarik Abu Setta: ”Der findes flere muligheder end Bjarnes model; send kompetencen ud til klubberne.”.

46) Steen Tiedjen: ”Udvælgelse kan foregå ved trials / pointsystem, ”bedst af tre”.”

47) Metin Aydin: ”Forbundet kunne gøre en indsats for at gøre alle bedre til at gøre brug af hinanden. Folk står på spring for at hjælpe hvis blot de bliver spurgt”.

48) Rasmus Jørgensen: ”TKD toppen skal beskæftige sig med TKD. Ikke kun elite eller bredde. Under toppen kan udvalgene håndtere elite, bredde osv. Og ude i klubberne kan man dele erfaringer”.

49) Erik Møbjerg Kristensen: ”Hvor meget af DTaF licensen udgør forsikringspræmien”?

50) Momme Knutzen: ”40 kr.”

51) Erik Møbjerg Kristensen: ”Vi betaler i Ødsted 800 kr. til DGI årligt og er herigennem forsikret. Det giver os desuden en bredere dækning, bl.a. også bagageforsikring når vi rejser”.

52) Per Holdt Madsen: ”Der er mange modeller – og dem skal vi se på. Er der nogen tilstede som er fortaler for et andet system”?

53) Flemming Hagen Jensen: ”Vi skal bruge flere penge – især har vi udgifter til rejser i forbindelse med de internationale stævner for vore eliteudøvere. Det vil være godt at få hjælp ovenfra”.

54) Tarik Abu Setta, henvendt til Per Holdt Madsen: ”Vi håber at også klubber uden eliteudøvere dukker op på mødet 27./3.”.

55) Anne Haarmark: ”Vi detaildiskuterer – det er klart at eliten er reklamesøjlen. Men vi har behov for at diskutere struktur – der skal mere arbejdskraft ind i HB.”

56) Anders Østergaard: ”Organisationen skal styre målet. Stærk ledelse er også lig mod til at uddelegere til et udvalg med beføjelser.”

57) Rasmus Jørgensen: ”Vi skal have en ”bestyrelse” ude i regionerne som skal referere opad til HB.”

58) Per Holdt Madsen: ”Vi kan ikke til Rep. mødet nå at ændre noget grundlæggende – vi kan tidligst nå noget til 2013”.

59) Murad Ahmed: ”Det må være muligt at nedsætte arbejdende underudvalg”.

60) Erik Møbjerg kristensen: ”Vi plejer at få ”en stor kuvert” inden rep. møde”.

61) Ejnar Mikkelsen: ”Den kommer i næste uge”.

62) Erik Møbjerg Kristensen: ”Vi skal passe på med underudvalg der har kompetencer”.

63) Metin Aydin: ”Vi behøver ikke være så bange for kompetente udvalg. Der er så få frivillige, så det er det egentlige vi skal være bange for (at ingen melder sig)”.

64) Jan Jørgensen: ”Måske kan vi reducere i udvalgene, fordi beslutningerne ofte ”er så små” at de kan klares af én person. Pas på med at nedsætte udvalg bestående af f.eks. 5 personer uden reelt arbejde for disse.”

65) Erik Møbjerg Kristensen: ”Pas på med at bruge krudt på at opfinde ”dybe tallerkner” – vi har BIU”.

66) Anne Haarmark: ”Vi kan ikke ændre struktur nu og her, men vi kan indsamle forslag i en front-desk i HB. Der behøves magt og kompetencer i udvalgene, ellers vil ingen sidde i dem.”

67) Per Holdt Madsen: ”Udvalgene kan godt etablere underudvalg, indtil vi har mulighed for at ændre strukturen”.

Metin Aydin afsluttede mødet med en tak for alles deltagelse, og et ønske om at gensyn i Rødovre d. 27./3. kl. 18:00.
Venligst
Metin Aydin / metin@aydin.dk / 30 299 822