Bestyrelsesmøde 21.04.2020

Tilstede:
Metin Aydin, ref
Rasmus Holm
Charlotte Sikora Degn
Ingrid Falktoft Andersen
Kristine Friis

Dagsorden:

1) Genåbning

Udendørs, 10 personers, 2 meters afstand, Håndvask eller sprit

– De enkelte trænere/hold (hhv. børn begynder, børn øvet, voksen øvet, familietræning, MON hold står for planlægning (hold med flere end 10 personer)). Træning foregår ikke i dobok, men joggingtøj eller lign. + sko.
– Tidsler skal fjernes.
– Plakat med sundhedsstyrelsens anbefalinger sættes op.
– Fra 27./4.
– Tryg træning
– Ingen redskaber, ingen kontakt
– Benyt MentoClub til præcis kommunikation til den enkelte gruppe
– Kun 1 ugentlig træning for de hold der har mere end 10 personer

2) Markedsføring

– FB markedsføring, afventer et par uger eller mere, der skal være plads på holdet
– Instagram, træninger deles #trygtræning #AarhusSydTaekwondo
– Pressemeddelelse, det særlige vi gør
– Pangtilbud, gratis indtil august for nye medlemmer

 

3) Evt.
– Medaljer til klubstævne
– Medaljer til Online stævne

Bestyrelsesmøde 03.03.2020

Dagsorden:
1. Generalforsamling
2. MON holdet
3. Træner 1A
4. Evt.

Tilstede:
Ingrid Falktoft Andersen
Rasmus Holm
Preben Schjødt
Metin Aydin, referent
Charlotte Sikora Degn
Kristine Friis

Afbud:
Jann Mossgård

Referat:
1. Generalforsamling

Martin præsenterer regnskab 2019.
Metin fremlægger budget.
Metin fremlægger bestyrelsens beretning.
Vi skal have fundet emner til bestyrelsen – mindst én plads er vakant efter Jann Mossgård, og to suppleantpladser. Emil og Tobias vil gerne være revisor suppleanter og Johnny Revisor.

2. MON holdet

MON holdet mangler en fast træner om tirsdagen, Tore og Metin har forsøgt at få folk til at committe sig til én træning pr. måned. Det er ikke lykkedes, og eftersøgningen fortsætter derfor. Metin har ikke længere mulighed for at påtage sig træningen om tirsdagen. Der bør uddannes flere instruktører. Metin kontakter mulige emner. Lønnede instruktører blev drøftet som en mulighed men ikke vedtaget.

4. Træner 1A
Der er lige straks træner 1A i Risskov. Flere af vores nye trænere nåede ikke at blive tilmeldt og vi har derfor mulighed for at afholde kursus i eget hus 18.-19. april. Blev vedtaget. Vi har 10 pladser (eller flere), flest mulige skal tilmeldes så vi kan udvide staben.

5. Evt.
Metin fremviste klubdragt prototype med broderi foran og bagpå. Pris for overdel 300,- Pris for T-shirts 85,- (ved “samlet” køb)
Rasmus kontakter sin moster med henblik på at få fat i broderi-filen “fra sidst”.

Bestyrelsesmøde 18.02.2020

Dagsorden:
1. Økonomi
2. Fundraising, fonde, sponsorer, fondsansøgninger
3. Indkommet forslag fra Helle Fyllgraf om økonomisk støtte til deltagelse til stævner
4. Generalforsamling – to-do-liste
5. Årshjul
6. OL i Mindeparken (i stedet for open air)
7. Brydning
8. Satellitter – status
9. Fitnessrum – status
10. Kontor – status
11. Børneattester
12. Rengøring
13. Møde i husrådet

Tilstede:
Ingrid Falktoft Andersen
Rasmus Holm
Preben Schjødt
Metin Aydin, referent
Frida Schjødt, føl
Charlotte Sikora Degn
Kristine Friis

Afbud:
Jann Mossgård

Referat:
1. Økonomi
Årsregnskabet er klar til underskrift, vi laver et pænt overskud (ca. 58% over sidste års overskud).
Vi har fordoblet antal medlemmer i huset på tre år og desuden lavet en god omsætning på årets sommerlejr. Det går rigtig godt, og der er udsigt til fortsat fremgang – men vi skal også bruge fremgangen så LYS1 er fuldt- eller overfinansieret. Vi betragtes som de små i LYS1 sammenhæng.

2. Fundraising, fonde, sponsorer, fondsansøgninger
Preben laver liste over udstyrsbehov til fitnessrum og økonomi, og overbringer denne til Ingrid som søger fondsmidler.
Rasmus skaffer tilbud fra Jane og overbringer til Ingrid som søger fondsmidler.
Preben vil søge midler / materiale sponsorater fra virksomheder.
Overskud fra Sodavandssalg + fondsmidler søgt til stævnedeltagelse skal gå til stævnepulje som klubbens stævneaktive kan søge midler fra – stævnedeltagelse bidrager til fastholdelse og er værdifuldt for klubben. Kristine opretter konto i bogholderiet så vi har styr på hvor mange midler der er hensat hertil.
Metin foreslår at der laves et årligt lotteri hvor der sættes en bil på højkant, ansøgning ved spilmyndigheden nødvendig.
Første møde i erhvervsklubben er afholdt fredag 21./2. kl 07:00. Der var 10 personer til stede første gang. Runder vi 20 medlemmer og ydes der blot et beskedent sponsorat er der skaffet et væsentligt bidrag til klubben.

3. Indkommet forslag fra Helle Fyllgraf om økonomisk støtte til deltagelse til stævner
Imødekommes, se pkt. 2.

4. Generalforsamling – to-do-liste.
Metin laver indkaldelse, får styr på dato, opfordrer til at stille op til bestyrelsen, samt undersøger hvem der er på valg.
Årsregnskab er på plads. Budget er på plads som 5 års forecast.

5. Årshjul
Der er hængt årshjul op på opslagstavlen i klubben, som et supplement til bestyrelsens kollektive hukommelse ?

6. OL i Mindeparken (i stedet for open air)
Det besluttedes at satse på to heste – at bevare ”Open Air” som navn + ”Olympic” eller lign.
Preben tænker tanker om hvordan klubberne kan udfordres og sættes op mod hinanden.

7. Brydning
Thrott har vist interesse for at søsætte en satellit hos os, såvel har Aarhus Judoklub. De kan (til nød) benytte den lille sal, særligt ved mindre børn. Er en glidende bevægelse ind i et mere permanent forhold.

8. Satellitter – status
P.t. frekventerer ca. 20 personer Tranbjerg holdet, sidst var der 6 på Kolt-Hasselager holdet og kun 1 i Stavtrup (tilsyneladende grundet en misforståelse vedr. vinterferie). Vi holder øje med udviklingen og tager den til efterretning.

9. Fitnessrum – status
Preben har fået tilbud hjem. Se pkt. 2.

10. Kontor – status
Kontoret er indrettet i det gamle udstyrsrum. Der står skrammel langs væggene, billederne er Hans Eriks og dem skal vi passe på. Det forslås at de hænges op hvor plads findes.

11. Børneattester
Kristine hjemtager børneattester på de nye instruktører på satellitholdene.
Metin hjemtager børneattester på hjælpetrænerne på MON holdet.

12. Rengøring
Der har været ret beskidt i herreomklædningsrummet især – der er nogen der har valgt at barbere sig i bruseområdet. Det indskærpes at man kun tager bad i bruserummet. Metin har bedt rengøringen om at gøre lidt ekstra i omklædningsrum. Kalk kan evt. fjernes ved at vi tømmer nogle flasker eddike i de berørte områder.

13. Møde i husrådet
Der har været møde i husrådet ml. BJJ, boksning og taekwondo. Der er enighed om at der skal oppes på rengøring og samarbejde vedr. fundraisining,

Bestyrelsesmøde 07.01.2020

Dagsorden
1) Valg af ny kasserer
2) Overførsel af midler til “fondskonto” (Johnny) og overførsel af “fondskonto”
3) Ny lejer – Yoga (www.bodyguru.dk)
4) Udlån af dojang 2 til personlig træning
5) Udlån af dojang 1 til filmaften
6) Økonomi til fitnesslokale
7) Afholdelse af Træner 1A-kursus in house – og afholdelse af Træner 1B (6./11.-2021)
8) Elektroniske kampveste. Ansøgning modtaget fra kampholdet. Tillæg: Tilbud på kampveste fra BudoX
9) Evaluering af nytårskuren
10) Æresmedlemsskab
11) Indstilling til Dangraduering vs. fastholdelse af ældre + tiltrække andet end 20-årige gymnaster

Tilstede:
Jann Mossgård
Preben Schjødt
Frida Schjødt (føl)
Charlotte Sikora Degn
Rasmus Holm
Metin Aydin (referent)
Kristine Friis
Ingrid Falkentoft Andersen

Referat:

1) Valg af ny kasserer
Kristine Friis blev valgt til posten.
Arbejdsopgaver:
– NemID
– Koder til Foreningsportalen
– Indberetning til CFR (Senest 31./1.), (Kristine+Metin)
– Indberetning af aktivitetsregnskab (Kristine)
– Indberetning af regnskab til kommunen (Kristine)
– Holde styr på Fritidspas (Metin)
– Holde styr på fakturering (Dele-affaldscontainer, andet?) (Kristine)
– Betale regninger / overføre for udlæg (Kristine)
– Tilmelding til teknikstævner (Rasmus)
– Tilmelding til kampstævner (Jane)
– Tilmelding til kurser (Charlotte)
– Bestilling af licenser+CV (Charlotte)
– Udfærdige årsregnskab (Kristine)
– Udfærdige årsbudget (Kristine+Metin)
– Kristine skal have login til MentoClub

2) Overførsel af midler til “fondskonto” (Johnny) og overførsel af “fondskonto” til bestyrelsen.
Det blev besluttet at overføre midler fra driftskontoen til “fondskontoen” op til det nødvendige beløb, for at kunne opfylde vores økonomiske forpligtelse til Lys1 anlægsøkonomien.
Det blev endvidere besluttet at “fondskontoen” fremover administreres af den samlede bestyrelse, evt. ved formand og kasserer i forening.
En enstemmig bestyrelse var for et lejemål i Lys1 – dette kommunikeres til Fonden Lyseng Idrætscenter inden fondsrådsmødet i februar.
3) Ny lejer – Yoga (www.bodyguru.dk)
Det besluttedes, at lade januar måned være huslejefri, således vi kan støtte Sanne med at få hendes initiativ op i omdrejninger. I februar og marts er huslejen ½ for hende.
Med hende i hus er lokalerne “fyldt op”. Der er kun tider tilbage fredag, lørdag og søndag.
4) Udlån af dojang 2 til personlig træning
Det besluttedes, at give et hold mulighed for at benytte dojang 2 til personlig træning vederlagsfrit. Vi har en sandsæk til overs som kan hænges op og de medbringer selv handsker og andet grej. Dette hold er ikke i konkurrence med andre tilbud i huset. Vi giver tilladelsen for 6 måneder af gangen – dette med henblik på, at kunne sikre plads i huset hvis der pludselig står en situation hvor vi kan få en potentiel lejer indenfor i samme tidsrum.

5) Udlån af dojang 1 til filmaften
Lene Tulstrup vil gerne låne dojang 1 til filmaften for en 7. klasse. Dette imødekommes.
6) Økonomi til fitnesslokale
Gulvkamp og bokserne er interesserede i styrketræningsrum, såvel er en mindre andel taekwondoudøvere. Bestyrelsen bevilliger 4000,- til indretning med en forventning om, at de andre klubber lægger et tilsvarende beløb.
Preben finder priser på udstyr og Ingrid søger yderligere fondsmidler for at nå i mål med initiativet.
Nana vil sælge sine træningsmåtter, bestyrelsen er indstillet på at købe, endvidere rettes henvendelse til skanderborg taekwondoklub der måske har gamle måtter til salg.
7) Afholdelse af Træner 1A-kursus in house – og afholdelse af Træner 1B (6./11.-2021)
Det blev besluttet at vi skal sende flest mulige på instruktørkurser. Det er dem der skal løfte træningerne, og dem kan der ikke blive for mange af.
Vi har også mulighed for, at afholde instruktørkurser i eget hus hvis der er mange nok – vi skal være OBS på kandidater.
Endvidere byder vi ind på at afholde Træner 1B 06.11.2021.
8) Elektroniske kampveste. Ansøgning modtaget fra kampholdet. Tillæg: Tilbud på kampveste fra BudoX
Bestyrelsen vil arbejde for at rejse penge til at købe elektroniske kampveste – dette ved at søge fondsmidler.
Der var enighed om, at vi skal benytte os af muligheden for at lave fælles klubarrangementer ud af stævner, således det i højere grad kan blive en del af klubkulturen.
9) Evaluering af nytårskuren
Der er roser fra alle sider til nytårskuren, alle var glade, også kæmperne som fik nogen på snotten! Det var hyggeligt, godt at mødes på tværs af klubber, og det var et tilnærmelsesvist gratis arrangement i penge.
Det er noget vi kan gøre igen, evt. et arrangement ved sæsonstart som et stunt der kan skaffe medlemmer, evt. et åbent arrangement for udefrakommende.
10) Æresmedlemsskab
Der vil blive uddelt et æresmedlemsskab i forbindelse med generalforsamlingen, Metin tjekker op på tidligere referater.
11) Indstilling til Dangraduering vs. fastholdelse af ældre + tiltrække andet end 20-årige gymnaster
Det besluttedes at lave et internt bestyrelsesudvalg der skal drøfte hvordan vi ser muligheden for handicap og senior dan-gradueringer. Arbejdspapiret vendes i bestyrelsen.
Der er enighed om, at det er sabumnimgruppens kompetence at indstille til dan gradueringer. Jann, Metin og Rasmus deltager.

Bestyrelsesmøde 3. december 2019

Tilstede:
Jann Mossgård
Preben Schjødt
Frida Schjødt (fraværende)
Rasmus Holm
Ingrid Falkentoft Andersen
Charlotte Sikora Degn

Dagsorden:
1) Børnehold: skal farvede monbælter stå foran eller bag hvidbælter?
Farvede MON bælter placeres mellem 10. kup og hvidbælter. MON bælter kan jf. DTaF’s TU konverteres helt op til 8. kup – men effektueres først ved overgangen til det nye bælte.

2) LYS1 – økonomi v. Metin
Huslejeniveauet i LYS1 vil være 1000 kr./m2 x 500 m2 / p.a. i alt 500.000 inkl. moms og drift (rengøring, halinspektør, snerydning etc.), heri modregnes et kommunalt lokaletilskud på kr. 137.000 (oplyst af Toke Wendelboe Stobberup / Sport og Fritid) så nettohuslejen bliver på 363.000 p.a.
Fonden Lyseng Idrætscenter har bedt om en skriftlig tilkendegivelse fra os, samt kopi af seneste regnskab + kommende års budget. Det blev besluttet, at vi har det stærkeste mandat ved at tage det til afstemning blandt medlemmerne på generalforsamlingen i marts.

3) Judo v. Metin
Vi kan øge vores totaløkonomi ved at etablere et judo og/eller brydehold. Enten derved, at vi selv søsætter hold i eget klubregi eller anmoder andre klubber om at oprette satellitter hos os. Det har været relativt enkelt at etablere boksning og brasiliansk jiujitsu hos os – og det har betydet noget positivt for vores økonomi og muligheder for træning.
Det blev besluttet at Metin tager kontakt til forskellige klubber for at undersøge muligheder for samarbejde.

4) Ændret indretning af køkkenet (henvendelse fra gulvkamp)
Det blev besluttet at indrette køkkenet til styrketræning og flytte møderum ned i udstyrsrummet i den anden ende af bygningen.

5) Klubstævne v. Metin
Det blev besluttet at udsætte til senere

6) Hovedforening Kampsport v. Metin
På vej mod LYS1 er det formålstjenligt at vi opretter en endnu stærkere organisation, hvor alle kampsportsforeningerne deltager. Det udvikler fællesskabet og gør det muligt at sigte mod den samme vision. Metin kontakter foreningerne.

7) Hjælpetrænere v. Metin
Det blev besluttet at belønne hjælpetrænere med en tivolitur. Preben er tovholder / oppasser.

8) Forplejning ved bestyrelsesmøder
Det blev besluttet at der skal være forplejning ved vores møder da vi ikke altid når hjem til et måltid inden vi skal videre til møde.

9) Nytårskur d.3.1.20. v. Preben
Preben laver en agenda til kommentering i bestyrelsen.
GM Choi åbner året, Metin inviterer.

10) Evt.
Ny hjemmeside er i luften. Kritik/fejlrettelser modtages.
”Dillergate” afværget for nu – det bliver nævnt på holdene at døren til omklædningsrum skal holdes lukket så ingen behøver at se noget de ikke vil.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde 25.11.2019

Referat
Skype-bestyrelsesmøde 25.11.2019
 
Deltagere:
Metin (referent)
Charlotte
Preben
Rasmus (afbud, stemme afgivet forud for møde)
Ingrid (afbud, stemme afgivet forud for møde)
Jann (afbud, sætter sin lid til den øvrige bestyrelse)
 
Referat:
1. Sommerlejr 21, 22, 23 og 24
Det blev besluttet at afholde sommerlejr i 2021, 2022 og 2024 (med fire stemmer for 3 sommerlejre og én for 2).
2. Evt.
Intet.

Bestyrelsesmøde i Aarhus Syd Taekwondo Klub – Tang Soo Do 05.11.2019

Tilstede:
Metin Aydin
Charlotte Sikora Degn
Ingrid Falkentoft Andersen
Preben Schjødt
Rasmus Holm
Frida Schjødt (føl)
Afbud:
Jann Mossgård
Dagsorden:
1. Ekstra rengøring
2. Satellitter
3. Tid mellem træninger
4. Nytårskur
5. Ny hjemmeside
6. Orientering om tilbagebetaling af CV + DTaF licens
7. Fastholdelse
8. Pulje til motion & fællesskab
9. Evt.

Referat:
1. Ekstra rengøring
Der er kva de mange mennesker ekstra beskidt i dojang 1. Vi vil forsøge med mere rengøring af sal 1 yderligere én gang ugentligt.
2. Satellitter
Vi har besøgt forstæderne Beder og Malling, og i næste uge kommer turen til Mårslet og om 3 uger Tranbjerg. De første to stop medførte en deltagelse af respektivt 13 og 16 elever, det kan udbygges. Vi vurderer om der er mulighed for at etablere os – efter at vi har undersøgt hvilke instruktører som evt. kan stå for holdene. Metin tager en snak med Tore.
3. Tid mellem træninger
Der er tit trængsel i døren. Vi opfordrer instruktørerne til, at alle skal gennes ud rettidigt så næste hold kan komme til. Hvis ikke det virker har vi en ny situation.
4. Nytårskur
Vi afholder 3. januar et fyraftensmøde / nytårskur med “underholdning” i form af oplæg / afhandlinger, tips og tricks samt kaffe og kage m.v. Preben er tovholder.
5. Ny hjemmeside
Det skal undersøges om hjemmesiden kan få et nyt skin. Metin undersøger.
6. Orientering om tilbagebetaling af CV + DTaF licens
Metin sender en besked ud til klubbens medlemmer én gang til og anmoder om kontonummer så vi kan refundere det for meget betalte.
7. Fastholdelse
Metin rundsender hæfte fra DIF til læsning – skal vi have en trivselskoordinator. Det handler om fastholdelse, alle bedes gennemgå materialet og forholde sig til det,
8. Pulje til motion & fællesskab
Metin har holdt møde med Aarhus Kommune om en ansøgning. Der er muligvis penge at hente.
9. Evt.
Preben og Rasmus har været i Fit4Fight og se på klubtøj. Der var desværre kun et beskedent udvalg. Metin foreslår at udvalget besøger BudoXperten og Sportmaster.
Det skal indskærpes overfor for husets brugere at ventilationen skal bruges før vi fyrer for gråspurvene. Det er dyrt og det er miljømæssigt ej OK.